Een liquiditeitsprognose maken die zichzelf bijwerkt

Een liquiditeitsprognose laat per maand zien hoeveel geld er binnenkomt, hoeveel er uitgaat en wat het banksaldo wordt. Je begint met het saldo van vandaag, telt de verwachte ontvangsten op en trekt de verwachte uitgaven af. Vul je elke maand het werkelijke saldo in, dan rekent hij vanaf daar verder en blijft hij kloppen.

In dit artikel bouw ik zo’n prognose op met de cijfers van Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo. Het bestand kun je downloaden. De prognose is de basis van vooruitkijken, waarover de gids over prognose en forecast gaat. Hij hoort ook op elk financieel dashboard.

Waarom winst geen geld is

Noordkade staat na acht maanden op een klein verlies, maar heeft ruim een miljoen euro op de bank. Een ander bedrijf maakt winst en kan in oktober de salarissen bijna niet betalen. Dat komt doordat winst en geld op andere momenten bewegen.

• Btw. Je ontvangt hem van je klanten, maar betaalt hem één keer per kwartaal in één keer af.
• Betaaltermijnen. De omzet van september komt grotendeels in oktober en november binnen.
• Vakantiegeld. Elke maand een kostenpost, maar in mei in één keer van de rekening.
• Investeringen. Staan maar voor een klein deel in de winst, want je schrijft ze af. Het geld gaat wel in één keer weg.

Een prognose maakt die momenten zichtbaar.

De opbouw: drie blokken

Elke maand in de prognose heeft dezelfde opbouw.

1. Beginsaldo. Het saldo aan het eind van de vorige maand.
2. Ontvangsten. De openstaande debiteuren van nu, en de nieuwe omzet volgens je betaaltermijnen. Bij Noordkade betaalt 10 procent van de klanten in de maand van de factuur, 60 procent een maand later en 30 procent twee maanden later. Altijd inclusief btw.
3. Uitgaven. Inkoop en onderaanneming, salarissen, vaste lasten, btw, aflossing en investeringen.

Zo ziet oktober eruit bij Noordkade.

Twaalf maanden vooruit

Zet je die opbouw twaalf maanden achter elkaar, dan zie je waar het krap wordt. Bij Noordkade zijn er twee dieptepunten.

In oktober wordt de btw over het derde kwartaal betaald. In april staat een verbouwing van de werkplaats gepland, voor 350.000 euro, en in mei komt het vakantiegeld. Het laagste saldo is 736.933 euro in oktober, ruim boven de buffer.

Nu de vraag waar een prognose voor is: kan de verbouwing ook in oktober? Dan zakt het saldo naar ongeveer 387.000 euro, 113.000 euro onder de buffer. In april past het wel. Dat is een besluit dat je met een prognose in een paar minuten neemt, en zonder prognose pas merkt als het te laat is.

Wat als klanten later betalen?

Een prognose wordt pas echt nuttig als je er vragen aan stelt. De eerste vraag die ik zou stellen: wat gebeurt er als klanten later betalen?

In het bestand pas je daarvoor de betaaltermijnen aan in het tabblad Aannames. Bij Noordkade betaalt 10 procent in de maand van de factuur, 60 procent een maand later en 30 procent twee maanden later. Zet je dat op 0, 50 en 50 procent, en komt van de openstaande debiteuren in september 40 in plaats van 70 procent binnen, dan betalen klanten gemiddeld ongeveer negen dagen later.

	Laagste saldo	Maanden onder de buffer
Zoals verwacht	736.933 euro, in oktober	geen
Negen dagen later	437.458 euro, in oktober	oktober, mei en juli

Negen dagen lijkt weinig. Het kost Noordkade ongeveer 300.000 euro aan liquiditeit, en drie maanden onder de buffer. Dat is het moment om de debiteurenbewaking aan te scherpen, of het gesprek met de bank te voeren voordat je het krediet nodig hebt.

Andere vragen die je zo test: wat als de omzet in het voorjaar 10 procent lager is? Wat als de investering een maand naar voren schuift? Elke vraag is één cel aanpassen en kijken waar de regel “Ruimte boven buffer” rood wordt.

Per week als het krap is

Zit je dicht bij de buffer, maak dan voor de komende dertien weken een prognose per week. Dezelfde opbouw, maar met de echte vervaldatums van je debiteuren en crediteuren en de dag waarop de salarissen worden betaald. Dan zie je in welke week het krap wordt, bijvoorbeeld die van de btw-afdracht, en kun je een betaling een paar dagen schuiven.

De buffer

Een buffer is het saldo dat je altijd wilt houden. Een vuistregel is ongeveer een maand salarissen en vaste lasten. Bij Noordkade is dat 500.000 euro. In het bestand kleurt de regel “Ruimte boven buffer” rood zodra het saldo eronder zakt.

Heb je een kredietfaciliteit bij de bank, zet die er dan apart bij. Een krediet is een vangnet, geen buffer.

Zo werkt hij zichzelf bij

Een prognose die je één keer maakt, klopt na een maand al niet meer. Daarom heeft het bestand een regel voor het werkelijke eindsaldo, en één cel met de laatste afgesloten maand.

Is september voorbij, dan vul je het werkelijke saldo van eind september in en zet je de laatste afgesloten maand op 1. Vanaf dat moment begint oktober bij het echte saldo, en rekent de prognose daarvandaan verder. De verschillen tussen prognose en werkelijkheid zie je in één oogopslag, en je leert welke aanname te optimistisch was.

In een Power BI-model gaat dat vanzelf. Het banksaldo komt elke nacht uit de boekhouding, en de prognose begint altijd bij de laatste stand.

Wat ik vaak zie misgaan

• De begroting als prognose gebruiken. De begroting gaat over winst, niet over geld. Zonder btw, betaaltermijnen en investeringen mis je precies de dips.
• Btw vergeten. Je ontvangt hem elke maand, maar betaalt hem per kwartaal. Wie alleen naar het saldo kijkt, denkt in september rijker te zijn dan hij is.
• Eén keer maken en nooit bijwerken. Na drie maanden is de prognose dan een gok. Vul elke maand het werkelijke saldo in.

Wat je nu kunt doen

1. Download de liquiditeitsprognose en vul de gele cellen in met je eigen saldo, debiteuren en vaste lasten.
2. Zet je grote uitgaven erin. Investeringen, vakantiegeld, de jaarlijkse verzekeringspremie. Kijk in welke maand het saldo het laagst is.
3. Kies je buffer. Ongeveer een maand salarissen en vaste lasten. Kijk of je er ergens onder zakt, en schuif met de uitgaven die je kunt schuiven.