Vernieuwen zonder zorgen: planning, gateway en foutmeldingen

Een Power BI-model ververst volgens een schema, bijvoorbeeld elke nacht. Met een Pro-licentie kan dat tot acht keer per dag, op een capaciteit tot achtenveertig keer. Staan je bronnen in de cloud, zoals SharePoint, dan heb je verder niets nodig. Staan ze op kantoor of op een laptop, dan heb je een gateway nodig. En als het misgaat, ligt het bijna altijd aan een van vijf oorzaken die je kunt voorkomen.

In dit artikel lees je hoe je het schema instelt, wanneer je een gateway nodig hebt, wat de meest voorkomende fouten zijn en hoe je zorgt dat je het merkt voordat de directie het merkt. Waar vernieuwen past in het geheel, staat in de gids over het Power BI-datamodel.

Het schema

In de Power BI-dienst stel je per semantisch model in wanneer het ververst. Je kiest de dagen en de tijden. Met Pro kun je tot acht tijden per dag kiezen, met Premium per gebruiker of op een capaciteit tot achtenveertig.

Voor een maandrapportage is één keer per nacht genoeg. De boekhouding verandert overdag, en ’s nachts is het rustig. Ververs bijvoorbeeld om zes uur ’s ochtends, dan staan de cijfers klaar als de eerste collega begint.

Ververs niet vaker dan nodig. Elke verversing belast de bron en de capaciteit. Een model dat elk uur ververst terwijl de boekhouding één keer per dag wordt bijgewerkt, doet vooral onnodig werk.

Heb je een gateway nodig?

Een gateway is een klein programma op een computer of server in jullie netwerk. Het legt de verbinding tussen de Power BI-dienst in de cloud en een bron die niet in de cloud staat.

Er zijn twee soorten. Een persoonlijke gateway draait op je eigen computer en werkt alleen voor jou. Een gewone gateway draait op een server en kan door meerdere mensen en modellen worden gebruikt. Voor een organisatie is de gewone gateway de juiste keuze, op een server die altijd aan staat, met een beheerder.

Het beste is natuurlijk geen gateway nodig hebben. Een bestand op een laptop zet je in SharePoint. Dan ververst het model zonder gateway, ook als de laptop uit staat.

De vijf meest voorkomende fouten

1. Een kolom heeft een andere naam. In de bron werd “Bedrag” hernoemd naar “Bedrag excl. btw”. Power Query zoekt de oude naam en stopt.
2. Een bestand is verplaatst of hernoemd. Power BI kijkt op de oude plek en vindt niets.
3. De inloggegevens zijn verlopen. Vaak omdat het wachtwoord is gewijzigd, of omdat degene die het instelde van functie is veranderd of is vertrokken.
4. De gateway staat uit. De server is opnieuw opgestart, of de laptop met de persoonlijke gateway staat dicht.
5. Het model doet er te lang over. Bij grote modellen kan een verversing tegen de tijdslimiet aanlopen. Dan helpt het om alleen nieuwe gegevens te verversen, met incrementeel vernieuwen.

De geschiedenis van de verversing in de Power BI-dienst laat per poging zien wat er misging. Begin daar.

Zo voorkom je ze

• Vaste bronnen. Een vaste map, vaste namen en vaste kolommen. Spreek af dat de opbouw van een bronbestand niet zonder overleg verandert.
• Een vast account. Laat het verversen niet hangen aan één persoonlijk account. Gebruik een account van de afdeling of een vaste beheerder met een vervanger.
• Een melding bij een fout. Zet in de instellingen van het model een melding aan bij een mislukte verversing, en voeg de mail van de beheerder toe. Spreek af wie hem oppakt.
• Controles in het rapport. Een pagina die de laatste boekdatum en het aantal regels per maand laat zien. Een verversing die lukt, is nog geen verversing die klopt.

Incrementeel vernieuwen

Bij een groot model hoeft niet elke nacht alles opnieuw. Met incrementeel vernieuwen ververst Power BI alleen de laatste periode, bijvoorbeeld de laatste drie maanden, en laat de oudere gegevens staan. Dat scheelt tijd en voorkomt dat een verversing tegen de tijdslimiet aanloopt.

Je stelt het in met twee parameters in Power Query die het begin en het eind van de periode aangeven, en een filter op de datumkolom. Daarna geef je in Power BI aan hoeveel jaar je bewaart en hoeveel maanden je ververst. Het werkt ook met een Pro-licentie. Voor een maandrapportage met een paar jaar grootboek is het meestal niet nodig, maar bij miljoenen regels wel.

Let op: als er in een oude periode iets wordt gecorrigeerd, ververst incrementeel vernieuwen die periode niet vanzelf. Spreek af dat oude periodes dicht zijn, of ververs na een correctie met de hand het hele model.

Controle na elke verversing

Het model van Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo, heeft een paar measures die na elke verversing laten zien of de gegevens kloppen. De laatste boekdatum: staat de nieuwe maand erin? Het aantal regels zonder kostenplaats: zijn het er meer dan normaal? En debet min credit: dat moet altijd nul zijn. Is het dat niet, dan is de export onvolledig.

Zet zulke controles op een eigen pagina. De controller kijkt er na elke verversing even naar, voordat de cijfers naar de directie gaan.

Als het toch misgaat

Mislukt een verversing, dan blijven de cijfers van de vorige keer staan. Het rapport is dus niet kapot, maar niet actueel. Zet de datum van de laatste verversing zichtbaar in het rapport, zodat lezers zien hoe oud de cijfers zijn. Los de oorzaak op, en start de verversing daarna met de hand.

Wat ik vaak zie misgaan

• Een persoonlijke gateway op een laptop. Werkt tot de laptop dichtgaat of de eigenaar op vakantie is.
• Geen melding. Het model ververst al een week niet, en niemand merkt het tot iemand vraagt waarom de cijfers niet veranderen.
• Te vaak verversen. Elk uur, terwijl de bron één keer per dag verandert. Dat kost capaciteit en levert niets op.

Wat je nu kunt doen

1. Kijk in de geschiedenis van je belangrijkste model hoe vaak het de afgelopen maand misging, en waarom.
2. Zet een melding aan bij een mislukte verversing, met de mail van een vaste beheerder.
3. Verplaats bronnen van laptops naar SharePoint. Loopt het verversen bij jullie regelmatig mis? Plan 30 minuten, dan kijken we samen waar het zit.