De maandafsluiting in vijf werkdagen: proces en checklist

Een maandafsluiting is het vaste proces waarmee je de boekhouding van een maand compleet en juist maakt, zodat de cijfers gerapporteerd kunnen worden. In het mkb kan dat in vijf werkdagen. Werkdag 1 tot en met 3 zijn voor boeken en controleren, werkdag 4 voor analyse en toelichting, en op werkdag 5 gaat de rapportage naar de directie.

Hieronder staat per dag wat er gebeurt, wat je vooraf moet regelen en waar de tijd meestal blijft. De checklist kun je downloaden en aanpassen. De afsluiting is de basis onder je maandrapportage. Hoe je die rapportage daarna automatiseert, staat in de gids over je maandrapportage automatiseren.

Wat is een maandafsluiting?

Aan het eind van elke maand is de boekhouding nooit af. Er komen nog facturen binnen, de bank is niet helemaal verwerkt, en kosten die je per jaar betaalt staan nog niet in de goede maand. De maandafsluiting maakt dat in orde. Daarna zet je de periode dicht, zodat de cijfers niet meer veranderen.

Pas dan kun je rapporteren. Wie eerder rapporteert, rapporteert cijfers die volgende week anders zijn.

Waarom vijf werkdagen?

Vijf werkdagen is haalbaar voor de meeste mkb-bedrijven, als de voorbereiding goed is. Het is ook een grens die ertoe doet. Krijgt de directie de cijfers in de eerste week, dan kan ze nog bijsturen in de lopende maand. Krijgt ze die halverwege de maand, dan is de volgende maand al half voorbij.

Vooraf: de laatste week van de maand

De snelste afsluitingen beginnen voordat de maand voorbij is. Vier dingen regel je in de laatste week.

1. Werk de lijst met reserveringen bij. Vakantiegeld, bonussen, de jaarrekening van de accountant, energie. Kosten die je één keer per jaar betaalt, maar die elke maand ontstaan.
2. Herinner iedereen aan de uren. Zonder uren geen onderhanden werk en geen bezetting.
3. Vraag leveranciers om hun facturen. Een factuur die na de afsluiting binnenkomt, maakt de marge van deze maand te mooi en die van volgende maand te lelijk.
4. Verstuur de verkoopfacturen. Wat je niet factureert, zie je niet terug.

Werkdag 1: facturen en bank

Boek alle inkoopfacturen van de maand. Verwerk de bankmutaties en letter ze af. Kijk of alle opgeleverde projecten zijn gefactureerd. Dit is routinewerk, en hoe beter de voorbereiding, hoe sneller het gaat.

Werkdag 2: onderhanden werk en memoriaal

Nu komen de boekingen zonder factuur. Bepaal het onderhanden werk per project, zodat werk meetelt in de maand waarin het is gedaan. Boek de reserveringen uit je lijst, de afschrijvingen en de facturen die je nog verwacht. Boek de doorbelastingen tussen afdelingen, en sluit de uren af.

Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen. Wat dat doet, zie je bij Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit onze demo. Daar worden de personeelskosten in mei 701.000 euro in plaats van de gebruikelijke 377.000. Het vakantiegeld wordt in één keer geboekt, zonder reservering per maand. Het gevolg is een verlies van 243.000 euro in mei, terwijl er die maand niets misging.

Werkdag 3: balans aansluiten en de periode dicht

Controleer of de balans klopt. Sluit debiteuren en crediteuren aan op de openstaande posten. Controleer de btw-rekeningen. Zet tussenrekeningen en vraagposten op nul, of schrijf op waarom ze er nog staan. Sluit de bank aan op het afschrift.

Daarna zet je de periode dicht in het boekhoudpakket. Vanaf nu verandert er niets meer aan deze maand. Dat is de afspraak die ervoor zorgt dat iedereen naar dezelfde cijfers kijkt.

Werkdag 4: cijfers vast en analyse

De cijfers staan vast. Nu ga je kijken wat ze zeggen. Welke afwijkingen zijn groter dan je drempel? Wat is de oorzaak? Zoek de grootste uit tot op de boeking, en schrijf er een toelichting bij: wat er gebeurde, hoeveel het kostte, of het eenmalig is en wat je eraan doet.

In veel organisaties gaat hier de meeste tijd zitten, en niet aan het nadenken. Het zit in exports trekken, ze in Excel plakken en controleren of alles goed is overgekomen. Dat deel kun je automatiseren.

Werkdag 5: naar de directie

Laat de rapportage eerst lezen door een collega of de financieel directeur. Vier ogen vinden de fout voordat de directie hem vindt. Stuur hem daarna op een vaste dag. Elke maand dezelfde dag maakt er een gewoonte van, voor jou en voor de directie.

Van tien naar vijf werkdagen

Duurt jullie afsluiting nu langer, dan zit de winst meestal in drie dingen.

Een harde grens voor facturen. Spreek af dat facturen die na werkdag 1 binnenkomen, niet meer in de maand worden geboekt. Wat je verwacht maar nog niet hebt, boek je als nog te ontvangen factuur, op basis van de inkooporder of een schatting. Komt de factuur later, dan boek je het verschil in de volgende maand. Een schatting die er een paar procent naast zit, is beter dan een maand die een week later klaar is.

Reserveringen in plaats van verrassingen. Alles wat je per jaar of per kwartaal betaalt, reserveer je per maand. De lijst maak je één keer, daarna is het routine. Werkdag 2 wordt er korter van, en de cijfers rustiger.

Werkdag 4 automatiseren. Exports trekken, plakken en controleren kan een model voor je doen. Het leest de boekhouding in zodra de periode dicht is. De controller begint dan meteen met de analyse.

De volgorde maakt uit. Begin met de eerste twee, want die kosten alleen afspraken. Automatiseren heeft pas zin als de afsluiting zelf op vaste dagen loopt.

Wat ik vaak zie misgaan

• Geen reserveringen. Dan schieten de maanden met vakantiegeld, bonussen of de accountantsfactuur uit. Elk jaar opnieuw, en elk jaar weer dezelfde vraag van de directie.
• De periode blijft open. Er komt nog een boeking na, en de cijfers in de rapportage kloppen niet meer met de boekhouding. Daarna gelooft niemand het eerste getal meer.
• Alles hangt aan één persoon. De controller doet alles, van de bank tot de toelichting. Geef elke taak een eigenaar. In de checklist staat daar een kolom voor.

Wat je nu kunt doen

1. Tel deze maand de werkdagen. Van de laatste dag van de maand tot de rapportage bij de directie. Schrijf op waar je moest wachten.
2. Download de checklist en haal weg wat bij jullie niet geldt. Zet erbij wat altijd vergeten wordt.
3. Begin met de lijst met reserveringen. Dat is een uur werk, en het haalt de grootste schommelingen uit je cijfers.