Maandrapportage automatiseren met exports uit AFAS of Exact

Je kunt je maandrapportage automatiseren met de gegevens uit AFAS of Exact Online, zonder je pakket te vervangen. Er zijn twee routes. Je zet elke maand een vaste export in dezelfde map, of je legt een koppeling via de API die elke nacht ververst. In beide gevallen leest een datamodel de gegevens in, samen met je begroting uit Excel.

In dit artikel lees je welke gegevens je nodig hebt, hoe beide routes werken en waar je op let. Het algemene stappenplan staat in de gids over je maandrapportage automatiseren. Hier gaat het om de eerste schakel: de gegevens uit je pakket halen.

Waarom niet de rapporten uit het pakket zelf?

AFAS en Exact hebben allebei standaardrapporten, met een winst-en-verliesrekening en een balans. Voor een eerste blik zijn die prima. Je loopt tegen hun grenzen aan zodra je iets wilt wat het pakket niet kent.

• Een begroting per kostenplaats en per maand, die in Excel wordt gemaakt.
• Je eigen definities, zoals een brutomarge zonder doorbelaste kosten.
• Andere bronnen ernaast, zoals uren, een CRM of een projectadministratie.
• Doorklikken op één plek, van het resultaat naar de afdeling naar de boeking.
• Meerdere administraties samen, als je meer dan één bv hebt.

Dan begint het exporteren en plakken. Dat werk kun je automatiseren.

Welke gegevens heb je nodig?

Voor een maandrapportage heb je minder nodig dan je denkt. Vier dingen.

Gegeven	Wat erin staat	Waar vandaan
Grootboekmutaties	Per boeking: datum, periode, rekening, kostenplaats, bedrag, omschrijving	AFAS of Exact, per maand
Rekeningschema	Per rekening de rubriek in je rapportage, zoals Omzet of Personeelskosten	Eén keer, daarna alleen bij nieuwe rekeningen
Kostenplaatsen	Code, naam en verantwoordelijke	Eén keer, daarna bij wijzigingen
Begroting	Per maand, kostenplaats en rubriek	Je eigen Excel

Het rekeningschema is het belangrijkste en wordt het vaakst vergeten. Daarin koppel je elke grootboekrekening één keer aan een regel in je rapportage. Dat is meteen je eerste definitie: wat telt bij jullie als kostprijs?

Route 1: een vaste export

Elke maand maak je dezelfde export van de grootboekmutaties, met dezelfde kolommen. Die zet je in een vaste map in SharePoint, met een vaste naam, bijvoorbeeld grootboekmutaties_2026-09.csv. Het model leest alles wat in die map staat. Klik op Vernieuwen en de nieuwe maand staat erin.

Zo werkt ook de demo. Kopieer de export van september in de map, ververs, en de rapportage over september staat klaar.

Het voordeel is dat je meteen kunt beginnen. Je hebt geen koppeling nodig en geen IT. Het nadeel is dat iemand elke maand de export moet maken. Dat kost vijf minuten, maar het moet wel gebeuren.

Zo ziet een goede export eruit

Een export die een model zonder problemen inleest, heeft één regel per boeking en vaste kolommen. Dit zijn de kopregel en een boekingsregel uit de export van Noordkade:

Boekjaar;Periode;Boekdatum;Dagboek;Boekstuknummer;Rekening;Rekeningomschrijving;Kostenplaats;Relatiecode;Relatienaam;Omschrijving;Debet;Credit
2025;1;01-01-2025;VK;VK2500001;8000;Omzet projecten utiliteit;200;D1013;Zorggroep Hoogwerf;Termijn 1 project 2413 Gezondheidscentrum Parkzijde;;14536,94

Vijf regels voor een export die elke maand werkt:

1. Eén regel per boekingsregel, zonder totalen of subtotalen ertussen.
2. Altijd dezelfde kolommen in dezelfde volgorde. Sla de export op als vaste weergave, zodat niemand hem elke maand opnieuw samenstelt.
3. Periode en kostenplaats als eigen kolom, niet verstopt in een omschrijving.
4. Eén bestand per maand, met de maand in de naam. Dan kan het model een maand vervangen als er een correctie komt.
5. Debet en credit, of één bedragkolom met een teken. Het maakt niet uit welke, als het elke maand hetzelfde is.

Let ook op de Nederlandse instellingen: een komma als decimaalteken en datums als dag, maand, jaar. Een model kan daarmee overweg, maar alleen als het dat weet. Verandert iemand de instellingen van de export, dan leest het model 14536,94 ineens als 1,4 miljoen.

Route 2: een koppeling via de API

Beide pakketten kunnen gegevens beschikbaar stellen aan andere systemen. In AFAS heet dat een GetConnector: een vaste opvraging die je in AFAS inricht, en die een ander systeem met een sleutel kan ophalen. Exact Online heeft een REST API. Daarvoor registreer je een app bij Exact en geef je die toegang tot je administratie.

Het model haalt de gegevens dan zelf op, bijvoorbeeld elke nacht. Niemand hoeft nog iets te exporteren. De directie kan elke ochtend kijken.

Het nadeel is dat het inrichten meer werk is. Iemand moet de koppeling beheren, de sleutels veilig bewaren en ingrijpen als er iets verandert. Voor een rapportage die één keer per maand komt, is dat vaak niet nodig.

Mijn advies

Begin met de export. Binnen een paar weken heb je een werkende rapportage, en je leert wat je echt nodig hebt. Pas als de maandrapportage goed loopt en de vraag komt om elke week of elke dag te kijken, is de koppeling de moeite waard. Het model hoeft daarvoor niet opnieuw. Alleen de eerste schakel verandert.

4

Delen in Teams

Op de plek waar je team al werkt

• Teams-tabblad
• SharePoint-pagina
• Power BI-app
• Mobiel

de stuurlaag

3

Stuurinformatie op tijd

KPI's met norm, trend en signaal

• Afwijking t.o.v. begroting
• Drill-down tot regelniveau
• Signaal bij afwijking

2

Datamodel één definitie

Eén definitie per KPI, elke nacht ververst

Marge % = DIVIDE ( [Brutowinst], [Omzet] )

1

Bron automatisch

Wat je al hebt, automatisch opgehaald

• Excel
• CSV-exports
• SharePoint-lijsten
• SQL
• Elk systeem met een export

Waar je op let

• Vul de kostenplaats altijd. Boekingen zonder kostenplaats vallen buiten elke afdeling. Bij Noordkade ging het om 3.130 euro die in geen enkel afdelingsoverzicht stond. Zet in het model een regel voor boekingen zonder kostenplaats, en bespreek ze elke maand.
• Zet de periode dicht. Wordt er na de rapportage nog geboekt in de maand, dan kloppen rapport en boekhouding niet meer. Lees meer over de maandafsluiting in vijf werkdagen.
• Meerdere administraties? Gebruik dan in elke administratie hetzelfde rekeningschema, of koppel ze in het model aan dezelfde rubrieken. Anders kun je ze niet optellen.

Wat ik vaak zie misgaan

• Elke maand een net andere export. Een kolom erbij, een filter anders. Het model verwacht elke keer hetzelfde. Sla de export op als vaste weergave of vast rapport, en gebruik altijd die.
• Beginnen met de API. Weken bezig met een koppeling, en daarna blijkt dat de definities nog niet vaststaan. Begin bij de rapportage, niet bij de techniek.
• De begroting in een andere indeling dan het grootboek. Dan kun je ze niet naast elkaar zetten. Begroot op dezelfde rubrieken als in je rekeningschema.

Wat je nu kunt doen

1. Maak een export van de grootboekmutaties van vorige maand. Kijk of periode, rekening, kostenplaats en bedrag erin staan.
2. Zet in je rekeningschema een kolom Rubriek. Vul per rekening in waar hij in je rapportage hoort. Dat kost een uur, en je doet het één keer.
3. Kies je route. Twijfel je, of wil je het laten bouwen? In een Blauwdruk brengen we in twee dagen je bronnen en rapportages in kaart, en ontwerpen we het model.