Begroting versus realisatie: een analyse die iemand leest

Een goede afwijkingsanalyse zet de realisatie naast de begroting en verklaart alleen de verschillen die ertoe doen. Je begint bij het resultaat, splitst het verschil op in een paar grote oorzaken en gaat door tot de boeking die het verklaart. Zo leest de directie in vijf minuten waar het geld is gebleven.

In dit artikel doe ik dat stap voor stap met de cijfers van Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo. De afwijkingsanalyse is het hart van elke maandrapportage. Hoe de rest van die rapportage eruitziet en hoe je hem automatiseert, lees je in de gids over je maandrapportage automatiseren.

Wat is een afwijkingsanalyse?

De begroting is wat je vooraf verwachtte. De realisatie is wat er werkelijk gebeurde. Het verschil heet de afwijking. Een afwijkingsanalyse vertelt welke afwijkingen ertoe doen, waar ze vandaan komen en wat je eraan doet.

Spreek eerst af hoe je een afwijking noemt. Ik gebruik gunstig en ongunstig. Gunstig is alles wat het resultaat beter maakt: meer omzet, of minder kosten. Dat leest makkelijker dan plus en min, want bij kosten betekent plus iets anders dan bij omzet.

Stap 1: begin bij het resultaat

Noordkade begrootte voor januari tot en met augustus 2026 een winst van 61.900 euro. Het werd een verlies van 71.081 euro. Dat is 132.981 euro ongunstig. Waar zit dat?

Deze ene grafiek doet meer dan een tabel met negen rubrieken. Je ziet meteen dat de kostprijs het verhaal is. De omzet doet mee, de rest is klein.

Kijk ook naar de maand zelf. In augustus wijkt het resultaat maar 341 euro af van de begroting. Wie alleen naar de maand kijkt, ziet een maand op koers. Pas cumulatief zie je dat het jaar 133.000 euro achterloopt. Laat daarom altijd allebei zien.

Stap 2: splits de grootste stap op

De kostprijs ligt 84.016 euro boven de begroting. Bij welke afdeling?

Projecten utiliteit is goed voor 114.766 euro. Dat is meer dan het hele verschil. Zonder deze opsplitsing had je gezocht naar een algemeen kostprobleem, terwijl het om één afdeling gaat.

Stap 3: ga door tot de boeking

Bij utiliteit zie je per maand dat het misgaat in juni. De kostprijs is die maand 302.634 euro, tegen 174.700 begroot. De brutomarge zakt naar 27,8 procent, terwijl die de andere maanden tussen 57 en 61 procent ligt.

In het grootboek van juni staan bovenaan drie facturen van één leverancier, met de omschrijving “Meerwerk kabelwerk project 2603 Zorgcentrum Oost”. Samen 138.400 euro.

Nu heb je een oorzaak, en daarmee de vraag voor het overleg: is dit meerwerk aan de klant doorberekend, of komt het voor eigen rekening? Dat is een andere vraag dan “waarom is de kostprijs hoger?”. Die eerste kan iemand beantwoorden.

Stap 4: lees omzet en kosten samen

Woningbouw lijkt in de tweede grafiek een meevaller: 38.298 euro minder kostprijs dan begroot. Maar de omzet van woningbouw ligt 71.445 euro onder de begroting. Er is minder werk gedaan, dus er zijn ook minder kosten. Per saldo kost het de marge 33.147 euro.

Kijk daarom bij afdelingen met omzet altijd naar de marge, en niet naar omzet en kosten los. Een gunstige kostenafwijking is vaak gewoon minder werk.

Zo zet je het op in Excel

Je hebt geen speciale software nodig om te beginnen. Een tabel en één grafiek zijn genoeg.

Maak een tabel met per rubriek vier kolommen: begroot, werkelijk, verschil, en het effect op het resultaat. De laatste is het belangrijkst, want die maakt plus overal gunstig. Staat in kolom A de rubriek, in B de begroting en in C de realisatie, dan is dat in een Nederlandse Excel:

=ALS(A2="Omzet"; C2-B2; B2-C2)

Voor omzet is meer dan begroot dan positief, voor kosten minder dan begroot. Een positief getal is altijd gunstig.

Selecteer daarna de rubrieken en die laatste kolom, en kies bij Invoegen de watervalgrafiek. Die zit sinds Excel 2016 in Excel. Zet het begrote resultaat als eerste balk en het werkelijke resultaat als laatste, en stel die twee in als totaal. Dan heb je de brug uit dit artikel.

In het Excel-voorbeeld staat een tabblad Afwijkingen dat de verschillen per rubriek al uitrekent en de grote markeert. Hoe het eruitziet als je met één klik doorklikt tot de boeking, zie je in de demo.

Hoe groot moet een afwijking zijn?

Niet elke afwijking verdient een toelichting. Ik werk met twee drempels: een bedrag en een percentage. Boven allebei licht je toe. Boven alleen het bedrag schrijf je één zin. Hoe je die drempels kiest, lees je in de toelichting bij de maandcijfers.

Wat ik vaak zie misgaan

• Plus en min door elkaar. In de ene kolom is plus goed, in de andere slecht. Spreek gunstig en ongunstig af, en gebruik overal dezelfde kleur voor ongunstig.
• Een begroting zonder seizoen. Wie de jaarbegroting door twaalf deelt, ziet in de bouwvak elk jaar een ramp en in december een wonder. Noordkade begroot augustus bewust met verlies. Daardoor valt augustus nu niet op, en juni wel.
• Elke afwijking toelichten. Negen rubrieken maal vijf afdelingen is vijfenveertig regels tekst. Die leest niemand. Kies de drie die het verschil maken.

Wat je nu kunt doen

1. Maak de brug voor je eigen resultaat. Begroot resultaat, vijf rubrieken, werkelijk resultaat. In Excel is dat een watervalgrafiek.
2. Splits de grootste stap op per afdeling. Dan weet je bij wie je de vraag neerlegt.
3. Zoek één afwijking uit tot op de boeking. Kijk in de demo hoe dat met één klik gaat, van de afwijking naar de drie facturen.