Maandrapportage opstellen: de toelichting bij de cijfers

Een goede toelichting bij de maandcijfers gaat alleen over de afwijkingen die ertoe doen. Bij elke afwijking staan vier dingen: wat er gebeurde, hoeveel het kostte, of het eenmalig is of blijft, en wat je eraan doet. De rest laat je weg.

In dit artikel lees je hoe je kiest welke afwijkingen een toelichting krijgen, hoe je er een schrijft die de directie verder helpt, en hoe je de hele toelichting op een halve pagina houdt. De toelichting is het deel van de maandrapportage dat je niet kunt automatiseren. Al het andere wel, zoals je leest in de gids over je maandrapportage automatiseren.

Waarom de toelichting het belangrijkste deel is

Cijfers vertellen wat er gebeurde. De toelichting vertelt waarom, en dat is waar de directie op stuurt. Een rapportage met goede cijfers en een slechte toelichting levert een overleg op vol vragen. Een rapportage met een goede toelichting levert besluiten op.

Toch krijgt de toelichting vaak het minste tijd. Die wordt op de laatste middag geschreven, nadat alle tijd in plakken en controleren is gaan zitten. Dat is precies omgekeerd.

Welke afwijkingen krijgen een toelichting?

Niet elke afwijking. Bij Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit onze demo, zijn er na acht maanden 45 combinaties van afdeling en rubriek. Wie ze allemaal toelicht, schrijft een rapport dat niemand leest.

Ik werk met twee drempels tegelijk: een bedrag en een percentage. Het bedrag zorgt dat je kleine posten met grote procenten overslaat. Het percentage zorgt dat je grote posten met een klein verschil niet allemaal hoeft uit te leggen.

• Boven allebei: toelichten. Bij Noordkade gaat het om de kostprijs van utiliteit, de omzet van de werkplaats en de kostprijs van woningbouw. Ook een gunstige afwijking hoort erbij. Minder kosten dan begroot kan betekenen dat er werk is blijven liggen.
• Alleen boven het bedrag: één zin. De omzet van service ligt 4,6 procent boven de begroting. Groot in euro’s, maar normaal voor een afdeling van die omvang. Eén zin is genoeg.
• Alleen boven het percentage: alleen als het terugkomt. De verkoopkosten van de staf liggen 34,5 procent hoger, maar het gaat om 5.069 euro. Komt het drie maanden achter elkaar terug, dan pas wordt het een onderwerp.
• Onder allebei: overslaan. Niemand mist het.

Kies de drempels zo dat er elke maand drie tot vijf afwijkingen overblijven. Zijn het er meer, verhoog dan de drempels. Zijn het er nooit meer dan één, verlaag ze.

Zo schrijf je een toelichting

Een toelichting die helpt, beantwoordt vier vragen. Wat gebeurde er? Hoeveel kostte het? Is het eenmalig of blijft het? Wat doen we eraan?

Niet zo	Wel zo
Kostprijs utiliteit hoger dan verwacht.	Meerwerk kabelwerk op project 2603 Zorgcentrum Oost in juni, drie facturen van samen 138.400 euro. Eenmalig. Projectleider zoekt uit of het meerwerk aan de klant kan worden doorberekend, voor 30 september.
Personeelskosten iets hoger door vakantiegeld.	Vakantiegeld in mei in één keer geboekt, 324.000 euro. Geen probleem, wel een timingverschil. Vanaf januari reserveren we elke maand een twaalfde.
Omzet werkplaats blijft achter.	Materiaalverkoop 45.813 euro onder begroting, en 3 procent onder vorig jaar. De begroting rekende op 8 procent groei die er niet is. Blijft. Voorstel: begroting bijstellen, besluit in het MT van september.

De linkerkolom beschrijft wat de lezer al ziet. De rechterkolom vertelt iets nieuws, en eindigt bij een naam en een datum.

Let op de laatste. Die zegt dat het probleem niet in de werkplaats zit, maar in de begroting. Zo’n toelichting levert een besluit op in plaats van een vraag.

Een halve pagina

De hele toelichting past op een halve pagina. Begin met één zin over het geheel: “Het resultaat tot en met augustus ligt 133.000 euro onder de begroting, vooral door eenmalig meerwerk bij utiliteit in juni.” Daarna de drie tot vijf afwijkingen, elk in een tot drie zinnen. Daarna de acties met een naam erbij.

Die eerste zin is het belangrijkst. Leest de directie alleen die, dan weten ze nog steeds waar het over gaat.

Zo ziet een hele toelichting eruit

Dit is de toelichting van Noordkade over augustus, op de manier van dit artikel. Meer is niet nodig.

Een openingszin, vier afwijkingen, twee namen en een datum. De directie weet waar het over gaat, en het overleg kan over het meerwerk gaan in plaats van over de cijfers.

Wie schrijft hem?

De controller schrijft hem, maar weet niet alles. Waarom een project uitliep, weet de projectleider. Vraag op werkdag 4 bij de eigenaar van elke afwijking boven de drempel twee dingen op: wat gebeurde er, en wat doe je eraan? Geef ze er een halve dag voor. De controller maakt er daarna één verhaal van.

Zo komt de uitleg van wie het weet, en is de controller de redacteur in plaats van de detective.

Wat ik vaak zie misgaan

• De cijfers in woorden herhalen. “De omzet bedraagt 591.449 euro en ligt daarmee 27.651 euro onder de begroting.” Dat staat al in de tabel. Schrijf op waarom.
• Elke maand dezelfde toelichting. Een afwijking die elke maand terugkomt, is geen afwijking meer. Dan klopt de begroting niet, en dat is de toelichting.
• Geen actie, geen eigenaar. Een toelichting zonder vervolg leidt tot dezelfde vraag volgende maand. Zet er een naam en een datum bij.

Wat je nu kunt doen

1. Tel de afwijkingen in je laatste toelichting. Meer dan vijf? Kies twee drempels en kijk wat er overblijft.
2. Herschrijf de drie grootste volgens de vier vragen. Wat gebeurde er, hoeveel, eenmalig of blijvend, wat doen we eraan.
3. Zet één zin over het geheel bovenaan. Lees hem hardop. Weet iemand die alleen die zin leest, waar het over gaat?