Power BI-licenties en kosten: Pro, Premium per gebruiker en Fabric

Power BI kent vier manieren om te betalen: gratis, Pro, Premium per gebruiker en een Fabric-capaciteit. Wie rapporten deelt of bekijkt, heeft meestal een Pro-licentie nodig, die in sommige pakketten zoals Microsoft 365 E5 al zit. Bij veel lezers kan een capaciteit voordeliger zijn: vanaf een F64 kijken lezers mee met een gratis licentie. En de grootste kostenpost is meestal niet de licentie, maar het bouwen van een goed model.

In dit artikel lees je wat elke licentie kan, wie wat nodig heeft, hoe je kiest en hoe je de kosten uitrekent. Prijzen noem ik bewust niet, omdat Microsoft ze regelmatig aanpast. Kijk daarvoor op de site van Microsoft. De rol van licenties in het geheel staat in de gids over het Power BI-datamodel. Hoe je een rapport daarna deelt, via een app, Teams of SharePoint, lees je in Power BI-rapporten delen.

De vier soorten

Licentie	Wat je ermee kunt	Past bij
Gratis	Rapporten maken voor jezelf. Gedeelde rapporten bekijken alleen op een capaciteit	Uitproberen, of lezers op een capaciteit
Pro	Rapporten delen en bekijken met andere Pro-gebruikers	De meeste mkb-bedrijven
Premium per gebruiker	Alles van Pro, plus zwaardere functies, grotere modellen en vaker verversen	Een kleine groep met zware modellen
Fabric-capaciteit	Rekenkracht voor de organisatie. Vanaf F64 kijken lezers gratis mee	Veel lezers, of AI-functies zoals Copilot

Gratis

Met de gratis licentie bouw je in Power BI Desktop en publiceer je naar je eigen werkruimte. Delen kan niet. Ideaal om te leren en uit te proberen, niet om een organisatie mee te laten werken.

Pro

De standaard. Met Pro deel je rapporten en bekijk je rapporten die anderen met je delen. Belangrijk: lezer en maker hebben het allebei nodig, tenzij het rapport op een capaciteit staat. Een model met Pro kan tot acht keer per dag volgens een schema verversen.

Premium per gebruiker

Alles van Pro, met meer ruimte: grotere modellen, tot achtenveertig verversingen per dag en een aantal functies die anders alleen op een capaciteit beschikbaar zijn. De keerzijde: wie rapporten in zo’n werkruimte bekijkt, heeft zelf ook Premium per gebruiker nodig. Het past bij een kleine groep die met zware modellen werkt.

Fabric-capaciteit

Een vaste hoeveelheid rekenkracht voor de hele organisatie, in verschillende maten. Vanaf de maat F64 kunnen lezers met een gratis licentie rapporten bekijken die op de capaciteit staan. Makers hebben nog steeds Pro nodig. Een capaciteit is ook nodig voor AI-functies zoals Copilot.

Hoe je kiest

Zo reken je het uit

1. Tel de makers. Wie bouwt en publiceert rapporten? Zij hebben altijd minstens Pro nodig.
2. Tel de lezers. Wie bekijkt de rapporten? Met Pro hebben ook zij een licentie nodig.
3. Kijk wie al een licentie heeft. Met Microsoft 365 E5 heeft iemand Pro al. Vraag het na bij de beheerder van jullie Microsoft-omgeving.
4. Vergelijk de twee routes. Pro voor iedereen, tegen een capaciteit plus Pro voor de makers. Bij tientallen lezers wint Pro meestal. Bij honderden lezers kan de capaciteit uit.

Neem Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo. De directie, vier afdelingshoofden en de controller kijken in de maandrapportage. Zes mensen, één maker. Pro voor alle zes is dan de eenvoudigste en goedkoopste route.

Een rekenvoorbeeld zonder prijzen

Je kunt het omslagpunt uitrekenen zonder de prijzen hier te noemen. Pro kost een vast bedrag per gebruiker per maand. Een capaciteit kost een vast bedrag per maand, plus Pro voor de makers.

Deel de maandprijs van de capaciteit door de maandprijs van Pro. De uitkomst is het aantal lezers waarbij de twee routes ongeveer even duur zijn. Heb je minder lezers, dan is Pro voor iedereen goedkoper. Heb je er meer, dan kan de capaciteit uit. Zoek de actuele prijzen op bij Microsoft en reken het voor jullie situatie uit. Houd er rekening mee dat een capaciteit ook andere voordelen heeft, zoals AI-functies en vaker verversen.

Licenties toewijzen

Licenties wijs je toe in het beheercentrum van Microsoft 365. Dat doet meestal de beheerder van jullie Microsoft-omgeving. Spreek af wie licenties aanvraagt en wie ze toewijst, en controleer een keer per jaar of iedereen met een licentie die ook nog gebruikt. De licentie van een vertrokken collega kun je aan een nieuwe collega geven. Dat scheelt een nieuwe aankoop.

Wat het verder kost

De licentie is zelden de grootste post. Daarnaast komen:

• Het bouwen van het model en de rapporten. Eenmalig, en daarna bij elke nieuwe vraag.
• Het beheer. Een model dat elke nacht ververst, heeft iemand nodig die ingrijpt als het misgaat, en die het bijwerkt als er een rekening of afdeling bijkomt.
• De tijd van je mensen. Om te leren werken met het dashboard, en om de definities af te spreken.

Daar staat de tijd tegenover die nu in Excel gaat zitten. Tel die eens: hoeveel uur per maand kost het verzamelen, plakken en controleren? Met 24 uur per maand tegen 75 euro per uur is dat 21.600 euro per jaar. Dat is de vergelijking die ertoe doet.

Een proefperiode

Microsoft biedt een proefperiode voor Pro aan. Gebruik die gericht: kies vooraf welk rapport je wilt testen, met welke lezers, en wat je na afloop wilt weten. Een proefperiode zonder plan levert vooral een paar losse rapporten op die na een maand niemand meer opent.

Wat ik vaak zie misgaan

• Licenties pas achteraf. Het rapport is af, en dan blijkt de helft van de lezers geen licentie te hebben.
• Premium per gebruiker voor iedereen. Duurder dan nodig voor wie alleen kijkt. Gebruik het alleen voor wie het echt nodig heeft.
• Een capaciteit te vroeg. Een capaciteit voor tien lezers is bijna altijd duurder dan Pro voor tien mensen.

Wat je nu kunt doen

1. Tel makers en lezers, en vraag na wie al een Pro-licentie heeft.
2. Loop de drie vragen hierboven langs, en kijk welke route bij jullie past.
3. Reken het uit tegen de uren die het nu kost. In een Blauwdruk zet ik licenties, bouwen en beheer voor jullie situatie op een rij.