Power BI-rapporten delen: werkruimte, app, Teams of SharePoint

Een Power BI-rapport deel je op vijf manieren: via de werkruimte, een app, een tabblad in Teams, een pagina in SharePoint of een export. De werkruimte is voor de mensen die bouwen. De app is de nette manier om rapporten aan lezers te geven, en Teams en SharePoint tonen die op de plek waar mensen al werken. Een export is een momentopname. En één route gebruik je nooit voor bedrijfscijfers: publiceren op internet.

In dit artikel lees je wat elke route is, wat hij vraagt en hoe je kiest. De bredere overstap staat in de gids van Excel naar Power BI. Welke licentie je nodig hebt en wat dat kost, staat apart in Power BI-licenties en kosten.

De vijf routes

1. De werkruimte. De plek in de Power BI-dienst waar rapporten en modellen staan. Hier werken de makers: ze publiceren, passen aan en stellen het verversen in.
2. Een app. Een gebundelde set rapporten uit een werkruimte, voor een groep lezers, met een eigen menu. Lezers zien de app, niet de werkruimte erachter.
3. Een tabblad in Teams. Het rapport of de app staat in het kanaal waar het team al werkt. Geen nieuw programma, geen extra plek om te onthouden.
4. Een pagina in SharePoint. Het rapport staat op een intranetpagina, bijvoorbeeld naast de afspraken van de afdeling.
5. Een export. Een PDF of PowerPoint van het rapport, op een vast moment. Geen doorklikken, wel overal te openen.

De eerste vier tonen het levende rapport, dat bijvoorbeeld elke nacht ververst. De vijfde is een foto van één moment.

Wat elke route vraagt

Route	Voor wie	Wat je regelt	Doorklikken
Werkruimte	Makers en beheerders	Een rol per persoon, van beheerder tot alleen lezen	Ja
App	Lezers in de organisatie	Wie de app krijgt, en welke rapporten erin zitten	Ja
Teams	Een team of kanaal	Een tabblad met het rapport of de app	Ja
SharePoint	Bezoekers van een intranetpagina	Het rapport als onderdeel op de pagina	Ja
Export	Wie alleen het overzicht wil	Een vast moment en een vaste ontvangerslijst	Nee

Voor elke route die het levende rapport toont, geldt hetzelfde: de lezer moet rechten hebben op het rapport, en een licentie die bekijken toestaat. Een tabblad in Teams of een pagina in SharePoint geeft zelf geen rechten. Het is een venster op het rapport. Wie geen toegang heeft, ziet een melding in plaats van cijfers.

De werkruimte is voor makers

Het is verleidelijk om lezers gewoon toe te voegen aan de werkruimte. Dan zien ze alles, en hoef je niets in te richten. Maar een werkruimte is een werkplaats. Er staan halve rapporten in, testversies en modellen. Wie meer dan een leesrol heeft, kan dingen wijzigen of verwijderen.

Geef de werkruimte daarom aan de makers, en publiceer voor lezers een app. In de app kies je welke rapporten erin komen, in welke volgorde, en voor welke groep. Een wijziging in de werkruimte komt pas in de app als je de app bijwerkt. Zo kun je rustig verder bouwen zonder dat lezers halve versies zien.

Zo kies je

Wat je nooit moet doen

Publiceren op internet maakt een rapport zichtbaar voor iedereen met de link, zonder inloggen. De link kan worden doorgestuurd en gevonden. Voor financiële cijfers, personeelsgegevens of klantgegevens is dat nooit de bedoeling. Het is bedoeld voor openbare gegevens, zoals cijfers op een website.

Eén account delen, zodat meerdere mensen met dezelfde inlog meekijken. Dat mag niet volgens de licentievoorwaarden, en je verliest het zicht op wie wat heeft gezien.

Exports als vervanging van het rapport. Een PDF elke maand is prima voor een bestuurder die alleen het overzicht wil. Maar wie elke maand een PDF mailt naar tien mensen, heeft weer versies en bijlagen. Dan ben je terug bij Excel.

Rechten per persoon

Bij delen hoort ook de vraag wie welke cijfers ziet. Met beveiliging op rijniveau ziet een afdelingshoofd in hetzelfde rapport alleen de eigen afdeling, en de directie alles. Zo hoef je geen apart rapport per afdeling te maken.

Regel dat in het model, niet in het rapport. Dan geldt het overal waar het model wordt gebruikt: in de app, in Teams en in Analyseren in Excel.

Test het voordat je deelt. In Power BI Desktop kun je het rapport bekijken als een bepaalde rol, en in de Power BI-dienst kun je een rol testen bij de beveiliging van het semantisch model. Kijk of een afdelingshoofd echt alleen de eigen kostenplaats ziet, en of de totalen dan nog kloppen.

Delen met mensen buiten de organisatie

Soms wil je een rapport delen met iemand buiten je organisatie, zoals de accountant of een externe adviseur. Dat kan door die persoon als gast uit te nodigen in jullie Microsoft-omgeving. Geef een gast alleen toegang tot de app of het rapport dat voor die persoon bedoeld is, en niet tot de werkruimte. Ook een gast heeft een licentie nodig die bekijken toestaat.

Voor een eenmalige vraag van de accountant is een export vaak eenvoudiger. Voor iemand die elke maand meekijkt, is gasttoegang netter dan een PDF in de mail.

Een voorbeeld

Bij Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo, bouwt de controller de rapporten in een werkruimte. De directie en vier afdelingshoofden krijgen een app met drie rapporten: de maandrapportage, de afwijkingen per kostenplaats en de liquiditeit. Die app staat als tabblad in het Teams-kanaal van het MT. De afdelingshoofden zien alleen hun eigen kostenplaats. De commissaris krijgt elk kwartaal een PDF.

Wat ik vaak zie misgaan

• Publiceren op internet uit gemak. Het werkt meteen en iedereen kan kijken. Precies daarom is het gevaarlijk.
• Iedereen in de werkruimte. Lezers zien halve versies, en kunnen soms dingen wijzigen die niet van hen zijn. Gebruik een app voor lezers.
• Een tabblad zonder rechten. Het rapport staat in Teams, maar de helft van het kanaal ziet een foutmelding. Regel de rechten op de app voordat je het tabblad toevoegt.

Wat je nu kunt doen

1. Kijk wie er nu in je werkruimte zit. Zijn het alleen makers, of ook lezers?
2. Publiceer een app voor de lezers, met alleen de rapporten die voor hen bedoeld zijn.
3. Zet de app als tabblad in Teams of als link op het intranet. Twijfel je over de inrichting of de rechten? Plan 30 minuten, dan kijken we er samen naar.