Van Excel naar Power BI, zonder Excel kwijt te raken

Excel of Power BI: een eerlijke vergelijking

Wie elke dag in Excel werkt, hoort vaak dat Power BI beter is. Dat is te kort door de bocht. Excel en Power BI zijn goed in andere dingen, en de meeste organisaties hebben ze allebei nodig.

De vraag is dus niet welk programma wint, maar waar Excel ophoudt. Dat moment herken je aan versies die rondgaan, bestanden die traag worden en de vraag om een cijfer elke maand opnieuw "even" uit te splitsen.

Van tabbladen naar tabellen

Het grootste verschil zit niet in het programma, maar in de manier van denken. In Excel zet je alles in één tabblad en haal je ontbrekende gegevens erbij met VERT.ZOEKEN. In een model staat elke tabel één keer, en leggen relaties de verbinding.

Dat lijkt een detail, maar het verandert alles. Wordt de naam van een kostenplaats gewijzigd, dan pas je die in het model op één plek aan, en elk rapport toont de nieuwe naam. In Excel zoek je alle tabbladen af waar hij in staat. En een draaitabel in Excel is eigenlijk al een klein model: je kiest velden, en het programma rekent. Power BI doet hetzelfde, maar dan op meerdere tabellen tegelijk.

Power Query: het stuk dat je al hebt

Power Query zit in Excel en in Power BI, en het is dezelfde techniek. Je legt stappen vast om data op te halen en op te schonen: een map met exports inlezen, bestanden samenvoegen, kolommen hernoemen, het rekeningschema erbij zoeken. De volgende keer voert Power Query dezelfde stappen opnieuw uit.

Wie in Excel al met Power Query werkt, heeft het moeilijkste deel van Power BI dus al onder de knie. Een query kun je zelfs kopiëren van Excel naar Power BI. Het verschil is wat er daarna gebeurt: in Excel landt de data in een tabblad, in Power BI in een model met relaties en berekeningen.

Excel-bestanden in SharePoint koppelen

Veel bronnen blijven Excel-bestanden: de begroting, een lijst met projecten, een export uit een pakket zonder koppeling. Dat is prima, zolang ze op een vaste plek staan. Vijf afspraken voorkomen dat het breekt.

1. Eén vaste map in SharePoint, niet op iemands laptop. Een bestand op een laptop heeft een gateway nodig en verdwijnt als die laptop uit staat. Een bestand in SharePoint niet.
2. Vaste namen. Maandbestanden met de maand in de naam, zoals grootboekmutaties_2026-09.csv. Geen "versie 3" of "DEF".
3. Vaste kolommen. Een kolom erbij of een andere naam laat het verversen mislukken. Spreek af dat de opbouw niet zonder overleg verandert.
4. Opgemaakte tabellen. Maak in Excel van de gegevens een tabel, met Ctrl en T. Dan leest Power BI de tabel, ook als er regels bijkomen.
5. Eén eigenaar per bestand. Iemand die weet dat het bestand een bron is, en die het meldt als er iets verandert.

Lees de map in met de connector voor SharePoint-mappen. Omdat SharePoint in de cloud staat, ververst het model zonder gateway.

Wat blijft in Excel, wat gaat naar het model

De overstap gaat niet over alles of niets. Een paar dingen blijven in Excel, en dat is goed zo.

De vuistregel: alles wat elke maand opnieuw hetzelfde moet, gaat naar het model. Alles wat eenmalig of creatief is, mag in Excel blijven. Met Analyseren in Excel maak je een draaitabel die rechtstreeks op het Power BI-model werkt. Dan houd je de vrijheid van Excel, met de cijfers uit het model.

Rapporten delen in Teams en SharePoint

Een rapport in Power BI deel je via een werkruimte, een app, een tabblad in Teams of een pagina in SharePoint. Twee dingen bepalen wat kan.

• Licenties. Meestal heeft iedereen die deelt of bekijkt een Power BI Pro-licentie nodig. Staat het rapport in een werkruimte op een Premium- of grote Fabric-capaciteit, dan kunnen collega's met een gratis licentie meekijken. Welke route voor jullie het voordeligst is, hangt af van het aantal lezers.
• Rechten. Wie ziet welke cijfers? Met beveiliging op rijniveau ziet een afdelingshoofd alleen zijn eigen afdeling, uit hetzelfde model.

Eén waarschuwing. Publiceren op internet maakt een rapport voor iedereen zichtbaar, zonder inloggen. Voor financiële cijfers is dat nooit de bedoeling. Meer over licenties en het model zelf lees je in de gids over het Power BI-datamodel.

Power BI leren als Excel-specialist

Goed nieuws voor wie Excel goed kent: je hoeft minder te leren dan je denkt. Dit heb je nodig.

• Power Query, dat je misschien al kent.
• Relaties tussen tabellen, in plaats van VERT.ZOEKEN.
• Een paar DAX-functies voor berekeningen: SUM, DIVIDE en CALCULATE dekken het grootste deel. DAX lijkt op Excel-formules, maar rekent op tabellen in plaats van cellen.
• Visuals kiezen: welke grafiek past bij welke vraag.

Wat je in het begin niet nodig hebt: alles over opmaak, R en Python, en de honderden DAX-functies die je zelden gebruikt. Begin met één rapport op een goed model. Het model ontwerpen is het moeilijke deel. Dat leer je het snelst door het samen met iemand te doen die het vaker heeft gedaan. Dat kan ook met begeleiding: je team bouwt zelf, met mij als coach, vanaf een half dagdeel per week.

De overstap in vijf stappen

1. Inventariseer wat er is. Welke Excel-bestanden, wie maakt ze, hoe vaak, en hoeveel uur kost het?
2. Kies één rapport. Het rapport dat het meeste tijd kost of het vaakst fout gaat. Meestal is dat de maandrapportage.
3. Bouw het model. De bronnen, de relaties, en per KPI één definitie.
4. Draai een maand parallel. Maak de Excel nog één keer en leg de getallen naast het model. Elk verschil is een fout, in de Excel of in het model, en die wil je nu vinden.
5. Faseer de oude Excel uit. Zet het bestand op alleen-lezen. Twee waarheden naast elkaar laten bestaan is het snelste recept om terug te vallen.

Hoe dat voor de maandrapportage gaat, staat uitgebreid in de gids over je maandrapportage automatiseren.

Wat ik vaak zie misgaan

• De Excel nabouwen in Power BI. Elk tabblad een pagina, elke formule een measure. Dan neem je alle oude problemen mee. Begin bij de vragen, niet bij het bestand.
• Geen model. Een rapport rechtstreeks op een export geeft een mooi plaatje met dezelfde problemen als Excel.
• Bronnen op een laptop. Het model ververst niet als de laptop uit staat. Zet bronnen in SharePoint.
• De oude Excel laten bestaan. Na een maand gebruikt de helft van de organisatie weer het oude bestand.

Wat je nu kunt doen

1. Tel je Excel-bestanden. Welke worden elke maand opnieuw gemaakt, en door wie?
2. Kies het bestand dat het meeste tijd kost. Daar begint de overstap.
3. Zet de bronnen in één map in SharePoint, met vaste namen. Dat helpt meteen, ook in Excel. Wil je de overstap liever samen doen? In een Blauwdruk brengen we in twee dagen alles in kaart, voor een vaste prijs van € 1.450.