Wat blijft in Excel en wat gaat naar het model?

Wat eenmalig, persoonlijk of creatief is, blijft in Excel. Wat elke maand terugkomt, door meer mensen wordt gebruikt en vaste definities heeft, gaat naar het model. Met die vuistregel verdeel je het werk zonder dat iemand zijn vertrouwde gereedschap kwijtraakt. En een dashboard in Excel kan prima, zolang één persoon het bijhoudt.

In dit artikel lees je de vuistregel, voorbeelden per soort werk, hoe Excel en het model samenwerken en hoe je een goed dashboard in Excel maakt als je voorlopig in Excel blijft. De hele overstap staat in de gids van Excel naar Power BI.

De vuistregel

Stel bij elk bestand drie vragen.

1. Komt het elke maand terug? Een rapport dat elke maand opnieuw moet, wordt in Excel elke maand opnieuw gemaakt. In een model ververst het vanzelf.
2. Gebruiken meer mensen het? Elk bestand dat wordt gedeeld, krijgt kopieën. Een model heeft één versie.
3. Moet iedereen hetzelfde getal zien? Dan hoort de berekening op één plek, en niet in elk bestand opnieuw.

Drie keer ja: naar het model. Drie keer nee: in Excel laten. Daartussen is een keuze, en meestal begint die bij het bestand dat het meeste tijd kost.

Voorbeelden

Werk	Waar	Waarom
De begroting maken	Excel	Invoer. Het model leest de begroting in.
Aannames voor een prognose	Excel	Invoer die vaak verandert.
Een analyse voor het overleg van morgen	Excel	Eenmalig, snel, alles mag.
Wat-als: stijgende inkoopprijzen	Excel	Vrij rekenen in een cel.
De maandrapportage	Model	Elke maand, voor de directie, met vaste definities.
Het dashboard voor afdelingshoofden	Model	Gedeeld, met rechten per afdeling.
De definitie van brutomarge	Model	Eén berekening voor alle rapporten.
Een draaitabel op de actuele cijfers	Excel op het model	Vrijheid van Excel, cijfers uit het model.

De laatste regel is de belangrijkste. Met Analyseren in Excel werk je in een draaitabel die rechtstreeks op het Power BI-model werkt. Je houdt de vrijheid, en gebruikt dezelfde cijfers als de rest van de organisatie.

Zo werken ze samen

Excel en het model zijn geen concurrenten, maar twee kanten van hetzelfde werk.

Excel als invoer. De begroting, normen per afdeling, een lijst met projecten en hun projectleider. Die staan in Excel, in een vaste map in SharePoint, als opgemaakte tabel. Het model leest ze elke nacht in. De controller blijft werken in de vorm die hij kent.

Excel als uitvoer. Analyses op het model, met Analyseren in Excel. Of een export van een rapport naar Excel om verder te rekenen. Het verschil met vroeger: de cijfers komen uit één bron, niet uit een eigen kopie.

Wat verdwijnt, is het stuk ertussen: exports plakken, opzoekformules, controleren of alles goed is overgekomen, en versies mailen.

Een voorbeeld: de maand van een controller

Bij Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo, zag de maand van de controller er eerst zo uit: exports uit het grootboek trekken, plakken in het rapportagebestand, de begroting erbij zoeken, controleren, een PowerPoint maken en mailen. Daarna kwam pas de toelichting.

Na de verdeling ziet het er zo uit. De begroting blijft in Excel, in een vaste map. De exports komen in dezelfde map, of via een koppeling. Het model leest alles elke nacht in, en de maandrapportage staat klaar in Power BI. De controller schrijft de toelichting, en maakt in Excel op het model een extra analyse voor het MT.

Het werk dat verdween, is het werk dat niemand miste. Het werk dat bleef, is het werk waar de controller voor is aangenomen.

De begroting inlezen

Omdat de begroting de bron is die het vaakst in Excel blijft, nog een paar tips. Zet hem als opgemaakte tabel in een vaste map. Laat de maanden als kolommen staan als de controller dat prettig vindt. Power Query draait ze om naar regels. En gebruik dezelfde namen voor kostenplaatsen en rubrieken als in het grootboek, of een code. Dan koppelt het model ze zonder vertaaltabel.

Als je voorlopig in Excel blijft

Niet elke organisatie hoeft meteen naar Power BI. Met één bron, één maker en weinig lezers is een dashboard in Excel een goede keuze. Bouw het dan zo dat het lang meegaat.

• Eén tabblad met data, met een regel per maand, kostenplaats en rubriek. Elke maand komen er regels bij, nooit een nieuw tabblad.
• Power Query voor het inlezen, zodat je niet meer plakt.
• Draaitabellen en slicers voor het dashboard, allemaal op dezelfde gegevens.
• Elke KPI naast een vergelijking, en kleur alleen bij een afwijking boven je drempel.
• Een controlecel, die laat zien of alle regels zijn meegeteld.

Zo is ook het Excel-voorbeeld van de managementrapportage opgebouwd, met de cijfers van Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo.

Wanneer het Excel-dashboard te klein wordt

Je merkt het aan drie signalen. Er is een tweede maker, en dus een tweede versie. Er is een tweede bron, en het samenvoegen wordt elke maand meer werk. Of de directie wil zelf kunnen doorklikken, tot op de boeking. Dan is het model de stap die blijft werken. Welke taak waar hoort, staat in Power BI of Excel? Een eerlijke vergelijking per taak.

Wat ik vaak zie misgaan

• Alles naar het model. Ook de begroting, die dan in een invoerscherm moet dat niemand prettig vindt. Laat invoer in Excel.
• Analyses op een eigen export. Na de overstap blijft iemand analyses maken op een export van vorige maand. Dan heb je weer twee getallen. Gebruik Analyseren in Excel.
• Geen afspraak over bronbestanden. De begroting verandert van opbouw, en het model ververst niet meer. Geef elk bronbestand een eigenaar.

Wat je nu kunt doen

1. Zet je Excel-bestanden op een rij en stel bij elk de drie vragen.
2. Kies het bestand met drie keer ja dat het meeste tijd kost. Dat is de eerste stap naar het model.
3. Laat de rest in Excel, en zet de bronbestanden in een vaste map. Wil je weten wat bij jullie waar hoort? In een Blauwdruk brengen we in twee dagen alle bestanden en bronnen in kaart.