Power BI leren als Excel-specialist: wat wel en niet

Wie Excel goed kent, hoeft voor Power BI minder te leren dan hij denkt. Power Query is hetzelfde, en wie draaitabellen kan bouwen, kan een rapport bouwen. Nieuw zijn drie dingen: tabellen met relaties in plaats van één groot tabblad, berekeningen in DAX in plaats van in een cel, en denken in een model. De rest kun je in het begin overslaan.

In dit artikel lees je wat je al kent, wat nieuw is, wat je kunt laten liggen en hoe je het in vier stappen leert. Waar dit past in de overstap, staat in de gids van Excel naar Power BI.

Wat je al kent

Drie dingen neem je zo mee uit Excel.

• Power Query. Het ophalen en opschonen van gegevens werkt in Power BI precies hetzelfde. Dezelfde knoppen, dezelfde stappen. Een query uit Excel kun je kopiëren naar Power BI.
• Draaitabellen. Velden kiezen, opsplitsen, filteren met slicers. Een rapport in Power BI werkt net zo.
• Rekenen. Wie in Excel met SOM.ALS en ALS werkt, begrijpt het idee achter de meeste DAX-functies. De vorm is anders, het denken lijkt erop.

Dat is meer dan de helft van wat je nodig hebt.

Wat nieuw is

Tabellen en relaties

In Excel zet je alles in één tabblad. In Power BI zet je elke soort gegevens in een eigen tabel, en leg je relaties. Dat voelt in het begin omslachtig. Het is ook het belangrijkste om te leren, want een goed model maakt al het andere makkelijker. Hoe dat werkt, lees je in van draaitabel naar datamodel.

Measures in DAX

Een berekening in Power BI heet een measure, en je schrijft hem in DAX. Een measure rekent niet in een cel, maar in de context van wat je in het rapport kiest. Kies je juni en kostenplaats utiliteit, dan rekent dezelfde measure de marge voor juni bij utiliteit.

Voor de meeste rapportages heb je een handvol functies nodig: SUM om op te tellen, DIVIDE om te delen, CALCULATE om een filter toe te voegen. Daarmee kom je verder dan je denkt.

Denken in een model

Het grootste verschil is niet een functie, maar een manier van denken. In Excel bouw je per vraag een bestand. In Power BI bouw je één model dat veel vragen beantwoordt.

4

Delen in Teams

Op de plek waar je team al werkt

• Teams-tabblad
• SharePoint-pagina
• Power BI-app
• Mobiel

de stuurlaag

3

Stuurinformatie op tijd

KPI's met norm, trend en signaal

• Afwijking t.o.v. begroting
• Drill-down tot regelniveau
• Signaal bij afwijking

2

Datamodel één definitie

Eén definitie per KPI, elke nacht ververst

Marge % = DIVIDE ( [Brutowinst], [Omzet] )

1

Bron automatisch

Wat je al hebt, automatisch opgehaald

• Excel
• CSV-exports
• SharePoint-lijsten
• SQL
• Elk systeem met een export

Wat je in het begin kunt overslaan

Power BI kan heel veel. Het meeste heb je in het begin niet nodig.

• Alles over opmaak. Thema’s, eigen visuals, animaties. Een standaard staafdiagram met een goede titel werkt beter dan een mooie grafiek die niemand begrijpt.
• R en Python. Handig voor statistiek, niet nodig voor een maandrapportage.
• De honderden DAX-functies die je zelden gebruikt. Leer ze als je ze nodig hebt.
• Geavanceerde beveiliging en capaciteit. Belangrijk voor de beheerder, niet voor wie leert rapporten te bouwen.

Een leerpad in vier stappen

1. Bouw een rapport op een bestaand model. Zo leer je Power BI Desktop kennen zonder je zorgen te maken over het model. Een voorbeeldmodel van Microsoft of een model van een collega is genoeg.
2. Lees je eigen export in met Power Query. Een export die je elke maand gebruikt. Dit is het stuk dat je uit Excel al kent.
3. Maak een klein model. Twee of drie tabellen, met relaties. Bijvoorbeeld het grootboek, het rekeningschema en de kostenplaatsen.
4. Schrijf je eerste measures. Omzet, kostprijs, brutomarge. Zet ze in een eigen tabel, zodat je ze terugvindt.

Doe het met je eigen gegevens. Een voorbeeld uit een cursus vergeet je, je eigen maandcijfers niet. Microsoft Learn heeft gratis modules die bij elke stap passen.

Wat je na een maand kunt

Wie het leerpad volgt met een paar uur per week, kan na een maand ongeveer dit:

• een eigen export inlezen en opschonen met Power Query;
• een klein model bouwen met drie of vier tabellen en relaties;
• measures schrijven voor omzet, kostprijs, marge en de afwijking van de begroting;
• een rapport van twee pagina’s bouwen dat elke maand met één klik ververst;
• het rapport publiceren en delen met collega’s.

Wat dan nog komt: een datumtabel voor vorig jaar en cumulatief, rechten per afdeling en een model dat groot genoeg is voor meerdere bronnen. Dat leer je het best aan de hand van een echt rapport, niet uit een boek.

Alleen of met hulp

Rapporten bouwen leer je goed zelf. Een goed model ontwerpen is lastiger, omdat je de fouten pas later merkt. Een model dat in het begin werkt, kan na een jaar traag of onbetrouwbaar worden als de opbouw niet klopt.

Daarom helpt het om het eerste model samen te bouwen met iemand die het vaker heeft gedaan. Je leert dan de keuzes die je later zelf maakt. Dat kan ook met begeleiding: je team bouwt zelf, en ik maak het ontwerp en kijk elke stap na. Hoe meer je team zelf doet, hoe minder dagdelen je nodig hebt.

Wie een bewijs van de basis wil, kan het examen PL-300 van Microsoft doen. Het toetst de basis goed, maar ervaring met echte modellen leert je meer dan het examen.

Wat ik vaak zie misgaan

• Beginnen bij de mooie visuals. Uren aan opmaak, terwijl het model eronder niet klopt. Begin bij het model.
• Het Excel-bestand nabouwen. Elk tabblad een pagina, elke formule een berekende kolom. Dan leer je Power BI te gebruiken als Excel, en mis je het voordeel.
• Alles tegelijk willen leren. DAX, Power Query, beveiliging, capaciteit. Kies één rapport, en leer wat daarvoor nodig is.

Wat je nu kunt doen

1. Installeer Power BI Desktop en open een voorbeeldmodel. Bouw één pagina met drie visuals.
2. Lees je eigen maandexport in met Power Query, op dezelfde manier als in Excel.
3. Kies je eerste eigen rapport: het rapport dat je nu elke maand in Excel maakt. Wil je het samen met je team leren? Reken op de pagina Aanbod uit hoeveel begeleiding je nodig hebt.