Excel in SharePoint koppelen aan Power BI, zonder dat het breekt

Excel-bestanden in SharePoint koppel je aan Power BI met de connector voor SharePoint-mappen. Het blijft werken als je drie dingen vastlegt: een vaste map, vaste namen en vaste kolommen. Maak van de gegevens een opgemaakte tabel, dan leest Power BI nieuwe regels vanzelf mee. En omdat SharePoint in de cloud staat, heb je geen gateway nodig.

In dit artikel lees je hoe je de map inricht, hoe je koppelt, wat er in het bronbestand zelf goed moet staan en waarom het verversen soms toch mislukt. Waar dit past in de overstap, staat in de gids van Excel naar Power BI.

Waarom Excel als bron blijft

Niet alles komt uit een systeem met een koppeling. De begroting wordt in Excel gemaakt. Een lijst met projecten en hun projectleider staat in Excel. Een export uit een pakket zonder koppeling wordt een Excel- of csv-bestand. Dat is prima, zolang die bestanden zich als een bron gedragen. Een bron staat altijd op dezelfde plek, heeft altijd dezelfde opbouw en wordt door één persoon bijgehouden.

De map inrichten

Maak één map voor alle bronnen van het model, in de SharePoint van de afdeling. Geef elke soort bron een eigen submap: het grootboek met een bestand per maand, de begroting, de stamgegevens zoals kostenplaatsen. Zet er niets anders in. Een kopie van een bestand of een oude versie in dezelfde map kan het verversen verstoren.

Geef bestanden een vaste naam, met de maand of het jaar erin: grootboekmutaties_2026-08.csv, begroting_2026.xlsx. Geen “versie 3”, geen “DEF”, geen naam van een collega.

Koppelen in Power BI

1. Kies de connector voor SharePoint-mappen. Niet de gewone connector voor een Excel-bestand, want die verwijst naar een pad dat kan veranderen.
2. Vul het adres van de site in, zoals https://bedrijf.sharepoint.com met daarachter /sites/financien. Niet het adres van de map zelf. Dit is de fout die bijna iedereen de eerste keer maakt.
3. Filter op de map die je nodig hebt. Power BI ziet alle bestanden op de site. Filter op het mappad tot alleen je bronnen overblijven.
4. Kies het bestand of voeg de bestanden samen. Voor het grootboek voeg je alle maandbestanden samen. Voor de begroting kies je het ene bestand.
5. Log in met je werkaccount. Power BI gebruikt die inlog om te verversen.

Daarna stel je in Power BI een schema in, bijvoorbeeld elke nacht. Omdat SharePoint Online in de cloud staat, is daar geen gateway voor nodig.

Wat er in het bronbestand goed moet staan

Het bestand zelf maakt meer uit dan je denkt.

• Een opgemaakte tabel. Selecteer de gegevens en druk op Ctrl en T. Geef de tabel een naam, zoals Begroting. Power BI leest de tabel, ook als er regels of maanden bijkomen. Een los werkblad leest het minder betrouwbaar.
• Eén kopregel. Geen titel erboven, geen samengevoegde cellen, geen lege regels tussendoor.
• Eén soort gegevens per kolom. Bedragen als getal, datums als datum. Geen “nvt” of “zie toelichting” tussen de bedragen.
• Geen totalen. Totalen rekent het model uit. Een totaalregel in de bron telt dubbel.

Een begroting met maanden als kolommen, zoals die van Noordkade, kan ook. Power Query draait die kolommen om naar regels, met de functie die in de Engelse versie Unpivot heet. Zo blijft de begroting in de vorm die de controller gewend is.

Waarom het verversen toch mislukt

Als het verversen mislukt, ligt het bijna altijd aan een van deze vijf oorzaken.

1. Een kolom heeft een andere naam. Iemand maakte van “Bedrag” “Bedrag excl. btw”. Power BI zoekt de oude naam en vindt hem niet.
2. Een werkblad of tabel is hernoemd. Hetzelfde probleem, een niveau hoger.
3. Het bestand is verplaatst of in een andere map gezet.
4. De inlog is verlopen. Vaak omdat degene die het instelde van functie is veranderd of is vertrokken. Laat het verversen daarom niet aan één persoonlijk account hangen.
5. Het bestand staat open met wijzigingen die niet zijn opgeslagen. Power BI leest de laatst opgeslagen versie.

Zet in Power BI een melding aan bij een mislukte verversing, en spreek af wie hem oppakt. Dan merk je het de volgende ochtend, en niet pas als de directie naar oude cijfers kijkt.

Wie stelt de inlog in?

Power BI ververst met de inlog van degene die de bron heeft ingesteld. Dat is vaak de persoon die het rapport bouwde. Gaat die persoon weg of wisselt hij van functie, dan verdwijnen zijn rechten op de SharePoint-map, en stopt het verversen.

Regel daarom vooraf wie de inlog beheert. Een account voor de afdeling met rechten op de bronmap, of een vaste beheerder met een vervanger. En schrijf op welke bronnen met welk account verversen. Het is een kleine afspraak die veel gedoe voorkomt.

Een controle na elke verversing

Een verversing die lukt, is nog geen verversing die klopt. Een bestand kan half zijn gevuld, of de export van vorige maand kan er twee keer in staan. Zet daarom een paar controles op een eigen pagina in het rapport.

• De laatste boekdatum. Staat de nieuwe maand erin?
• Het aantal regels per maand. Een maand met de helft van de normale regels is verdacht.
• Debet min credit. Moet nul zijn. Zo niet, dan is de export onvolledig.

Het model van Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo, heeft zulke controles als measures. De controller kijkt er na elke verversing even naar, voordat de directie de cijfers ziet.

Van map naar model

De map is de eerste schakel. Daarna komen de bestanden samen in het model, met de koppelingen uit andere systemen erbij.

Wat ik vaak zie misgaan

• Bronnen op een laptop. Het model ververst alleen als die laptop aan staat en een gateway draait. Zet bronnen in SharePoint.
• De map als archief. Oude versies en kopieën in dezelfde map als de bronnen. Maak een aparte map voor het archief.
• Iedereen mag de opbouw wijzigen. Eén kolom erbij en het verversen stopt. Geef elk bronbestand een eigenaar die weet dat het een bron is.

Wat je nu kunt doen

1. Maak één map voor de bronnen in SharePoint, met een submap per soort bron.
2. Zet de gegevens in elk bronbestand in een opgemaakte tabel, met één kopregel en zonder totalen.
3. Koppel via de SharePoint-map en stel een melding in bij een mislukte verversing. Wil je dit samen met je team opzetten? Dan bouwt je team zelf, met mij als coach, vanaf een half dagdeel per week.