Power BI of Excel? Een eerlijke vergelijking per taak

Power BI en Excel zijn goed in andere taken. Excel wint bij invoeren en bij losse analyses. Power BI wint bij rapporteren en delen: steeds hetzelfde overzicht, voor veel mensen, met dezelfde cijfers. Automatiseren kan in allebei, tot het bestand te zwaar wordt of door te veel mensen wordt gebruikt. De vraag is dus zelden “of”, maar welke taak waar hoort.

In dit artikel loop ik vijf taken langs die bijna elke Excel-gebruiker heeft, in finance, HR, planning of sales. Hoe je de overstap aanpakt, staat in de gids van Excel naar Power BI. Gaat het je om een financieel dashboard, lees dan financieel dashboard in Excel of Power BI, met drie vragen om te kiezen.

Vijf taken op een rij

Taak	Voorbeeld	Excel	Power BI	Meestal
Invoeren	Begroting, rooster, normen	Gemaakt om in te typen	Niet voor invoer bedoeld	Excel
Analyseren	Een vraag voor het overleg van morgen	Snel en vrij	Kan, maar vraagt een model	Excel, op het model
Rapporteren	Het maandoverzicht, de weekcijfers	Elke keer opbouwen of verversen	Eén keer bouwen, daarna vanzelf	Power BI
Delen	Tien collega’s die hetzelfde moeten zien	Bijlagen en versies	Eén link, rechten per persoon	Power BI
Automatiseren	Exports inlezen en opschonen	Power Query, tot het bestand zwaar wordt	Power Query en ’s nachts verversen	Allebei, met een grens

Invoeren: Excel

Invoeren is typen, plakken en corrigeren. Excel is daarvoor gemaakt. Een begroting, een lijst met normen, de bezetting per week, de targets per verkoper: dat zet je in Excel, en daar blijft het.

Power BI is niet gemaakt om in te typen. Het leest wat jij invoert. Zet je invoer daarom in een vast bestand op een vaste plek, met vaste kolommen, zodat Power BI het elke keer kan ophalen. Een tabel met één regel per maand en per afdeling werkt beter dan een tabblad dat er mooi uitziet, met samengevoegde cellen en subtotalen ertussen.

Analyseren: Excel, het liefst op het model

Een losse vraag voor het overleg van morgen. Hoeveel uur ging er vorig kwartaal naar dat ene project? Welke klanten bestellen minder dan vorig jaar? Excel is daar onverslaanbaar in. Je opent een leeg blad, je filtert, je rekent, en je bent klaar.

Wat-als-vragen horen er ook bij. Wat gebeurt er met de planning als twee mensen uitvallen? Wat doet een prijsverhoging van 5 procent met de marge? In Excel verander je één cel en zie je meteen het resultaat.

Het risico zit in de bron. Wie analyseert op een eigen export, rekent met andere cijfers dan het rapport. Staat er al een Power BI-model, gebruik dan Analyseren in Excel. Je werkt in een draaitabel zoals je gewend bent, maar de cijfers komen uit het model. Meer daarover in van draaitabel naar datamodel.

Rapporteren: Power BI

Een rapport is een analyse die terugkomt. Elke week de productiecijfers, elke maand het verzuim, elk kwartaal de verkoop per regio. In Excel bouw je dat elke keer opnieuw op, of je ververst een bestand dat met de maanden zwaarder wordt. En ergens in dat bestand wijst op een dag een formule naar de verkeerde cel.

Bij Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo, gebeurde precies dat. In de Excel bleef het cumulatief van juli staan.

In Power BI bouw je het rapport één keer. Daarna ververst het, en rekent elke periode met dezelfde formule. Je tijd gaat dan naar wat de cijfers betekenen, in plaats van naar het maken ervan.

Delen: Power BI

Delen in Excel betekent een bijlage, of een bestand op SharePoint. Daarna begint het. Iemand slaat een kopie op, past iets aan en stuurt die door. Na een paar maanden weet niemand meer welke versie klopt. En wie het bestand heeft, ziet alles wat erin staat.

In Power BI deel je een link. Iedereen ziet dezelfde versie, en met rechten per persoon ziet een teamleider alleen het eigen team. Welke routes er zijn, van een app tot een tabblad in Teams, lees je in Power BI-rapporten delen.

Automatiseren: allebei, tot een grens

Hier is het verschil kleiner dan veel mensen denken. Power Query zit in Excel en in Power BI. In allebei lees je exports in, schoon je ze op en voeg je ze samen. Een Excel-bestand met Power Query ververs je met één klik. Hoe dat werkt, lees je in Power Query in Excel.

De grens ligt bij drie dingen. Het bestand wordt traag, omdat het elke maand meer regels inleest. Iemand moet op de knop drukken, en die persoon is op vakantie. Of er komt een tweede bron bij die je aan de eerste wilt koppelen. Dan wint Power BI: het model ververst ’s nachts zonder dat iemand iets doet, en koppelt bronnen met relaties in plaats van met VERT.ZOEKEN.

Een goede tussenstap: bouw de stappen in Power Query eerst in Excel. Werken ze, dan kopieer je de query’s naar Power BI.

Zo kan een week eruitzien

Stel dat je de cijfers maakt voor een afdeling. Maandag werk je de planning bij, in Excel. Dinsdag zoek je uit waarom één team achterloopt, ook in Excel, maar op het model. Woensdag staat het weekoverzicht klaar in Power BI, ’s nachts ververst, zonder plakken. Donderdag bespreek je het met de teamleiders, die het in Teams openen en alleen hun eigen team zien. Vrijdag pas je in Excel de normen voor volgende maand aan, en Power BI leest ze vanzelf mee.

Excel en Power BI wisselen elkaar af. Elk doet de taak waar het goed in is.

Wat het kost

Excel zit in de meeste Microsoft 365-pakketten. Voor Power BI heeft wie rapporten deelt of bekijkt meestal een licentie nodig. Welke licentie dat is en hoe je het uitrekent, staat in Power BI-licenties en kosten.

Zet daar de tijd tegenover die de terugkerende taken nu kosten. Houd een maand lang bij hoeveel uur er gaat naar exports trekken, plakken, controleren en bestanden rondsturen. Dat is de tijd die vrijkomt.

Wat ik vaak zie misgaan

• Alles of niets. Het idee dat Excel weg moet zodra Power BI er is. Dan voelen mensen hun gereedschap afgepakt, en ontstaan er toch weer schaduwbestanden.
• Invoer in het rapport. Handmatige correcties over een Power BI-rapport heen. Corrigeer in de bron of in het invoerbestand, niet in het rapport.
• Analyseren op een eigen export. Een snelle analyse in Excel op cijfers van vorige week, naast een rapport dat vannacht is ververst. Dan gaat het overleg over welk getal klopt.

Wat je nu kunt doen

1. Schrijf de taken van een gewone week op, en zet bij elke taak: invoeren, analyseren, rapporteren, delen of automatiseren.
2. Kies de terugkerende taak die het meeste tijd kost, met de meeste lezers. Dat is de eerste kandidaat voor Power BI.
3. Laat de rest in Excel, en zet je invoer in vaste bestanden op een vaste plek. Wil je samen kijken wat bij jullie waar hoort? Plan 30 minuten.