Financieel dashboard in Excel of Power BI: wanneer kies je wat?

Een financieel dashboard in Excel is genoeg als de cijfers uit één bron komen, één persoon het bijhoudt en niemand hoeft door te klikken tot de boeking. Komen er bronnen of lezers bij, of wil de directie zelf kunnen zoeken, dan is Power BI de stap die blijft werken. En je hoeft niet te kiezen: Excel kan rechtstreeks op een Power BI-model werken.

In dit artikel lees je wat elk goed doet, waar het ophoudt en hoe je in drie vragen kiest. Hoe een financieel dashboard er in beide gevallen uit hoort te zien, staat in de gids over het financieel dashboard.

Wat Excel goed doet

Iedereen op een financiële afdeling kent Excel. Dat is het grootste voordeel. Je bouwt snel iets, je past het aan zonder iemand te vragen, en je kunt alles narekenen.

Een goed Excel-dashboard heeft drie onderdelen:

• één tabblad met data, met een regel per maand, kostenplaats en rubriek;
• draaitabellen en grafieken die daaruit lezen, met slicers om te filteren;
• Power Query, dat de export uit je boekhouding elke maand zelf inleest en in de goede vorm zet.

Met die opbouw ververs je het dashboard met één klik. Hoe zo’n bestand eruitziet, lees je in managementrapportage voorbeeld in Excel, met een voorbeeld om te downloaden.

Zo bouw je een financieel dashboard in Excel

Kies je voor Excel, bouw het dan zo dat het elke maand met één klik ververst. Vijf stappen.

1. Lees de export in met Power Query. Zet de exports uit je boekhouding in één map, één bestand per maand. Kies Gegevens, Gegevens ophalen, Uit bestand, Uit map. Power Query voegt alle bestanden samen. Een nieuwe maand is dan gewoon een nieuw bestand in de map.
2. Koppel het rekeningschema. Voeg in Power Query je rekeningschema samen met de mutaties, met Query’s samenvoegen. Zo krijgt elke boeking een rubriek, zoals Omzet of Kostprijs.
3. Maak draaitabellen op het resultaat. Omzet, kostprijs en brutomarge per maand en per kostenplaats. Zet de begroting in een eigen tabel, met dezelfde rubrieken en kostenplaatsen.
4. Voeg slicers toe voor maand en kostenplaats, via Invoegen, Slicer. Koppel elke slicer via Rapportverbindingen aan alle draaitabellen, zodat één klik het hele dashboard filtert.
5. Zet de KPI’s op één tabblad Dashboard. Verwijs naar de draaitabellen, zet de vergelijking met de begroting ernaast, en gebruik voorwaardelijke opmaak alleen voor afwijkingen boven je drempel.

Elke maand zet je de nieuwe export in de map en kies je Gegevens, Alles vernieuwen. Ken je Power Query, dan heb je een eerste versie in een paar dagen.

Waar Excel ophoudt

Excel houdt niet op bij een aantal regels. Het houdt op bij mensen.

Zolang één persoon het bestand maakt en een paar mensen het lezen, gaat het goed. Komt er een tweede maker bij, dan ontstaan er versies. Wil een afdelingshoofd zijn eigen cijfers zien, dan krijgt hij een kopie. En een kopie leeft verder.

De andere grenzen zijn technischer. Grote bestanden worden traag. Een formule die naar de verkeerde cel wijst, rekent stilletjes door. Doorklikken van een totaal naar de boekingen eronder kan wel, maar alleen als alle boekingen in hetzelfde bestand staan.

Drie signalen dat je Excel aan het ontgroeien bent:

• het bestand doet er een minuut over om te openen of te verversen;
• er zijn meer dan twee versies in omloop, en niemand weet zeker welke de laatste is;
• je krijgt elke maand de vraag om een cijfer “even” per afdeling of per project uit te splitsen.

Wat Power BI goed doet

Power BI scheidt het model van het rapport. Het model leest de bronnen in, legt de relaties en de definities vast en ververst bijvoorbeeld elke nacht. Het rapport laat zien wat in het model zit.

4

Delen in Teams

Op de plek waar je team al werkt

• Teams-tabblad
• SharePoint-pagina
• Power BI-app
• Mobiel

de stuurlaag

3

Stuurinformatie op tijd

KPI's met norm, trend en signaal

• Afwijking t.o.v. begroting
• Drill-down tot regelniveau
• Signaal bij afwijking

2

Datamodel één definitie

Eén definitie per KPI, elke nacht ververst

Marge % = DIVIDE ( [Brutowinst], [Omzet] )

1

Bron automatisch

Wat je al hebt, automatisch opgehaald

• Excel
• CSV-exports
• SharePoint-lijsten
• SQL
• Elk systeem met een export

Dat levert vier dingen op die in Excel lastig zijn:

1. Eén versie. Iedereen opent dezelfde link in Teams of SharePoint, in plaats van een eigen kopie.
2. Meerdere bronnen. Grootboek, uren, begroting en CRM in één model, met relaties ertussen.
3. Doorklikken. Van het resultaat naar de afdeling, naar het project, naar de factuur.
4. Rechten per persoon. Een afdelingshoofd ziet zijn eigen cijfers, de directie alles. Uit hetzelfde model.

Daar staan kosten tegenover. Wie rapporten deelt of bekijkt, heeft meestal een Power BI Pro-licentie nodig. En het model moet goed worden ontworpen. Een slecht model in Power BI is niet beter dan een slecht bestand in Excel.

Drie vragen om te kiezen

1. Haal je de cijfers uit één bron? Alleen het grootboek, of ook uren, een CRM of een projectadministratie?
2. Maakt één persoon hem, voor weinig lezers? Of zijn er meerdere makers, of willen afdelingen hun eigen deel zien?
3. Moet iemand kunnen doorklikken tot de boeking? Of is een overzicht per maand en per kostenplaats genoeg?

Ja, ja en nee: begin in Excel met Power Query. Elk ander antwoord: kijk naar een model in Power BI.

De route ertussenin

Veel controllers willen hun Excel niet kwijt, en dat hoeft ook niet. Met Analyseren in Excel maak je een draaitabel die rechtstreeks op een Power BI-model werkt. Je sleept velden zoals je gewend bent, maar de cijfers en definities komen uit het model.

Bij Noordkade zou dat zo gaan: de controller opent een draaitabel op het model, zet de kostenplaatsen in de rijen en de maanden in de kolommen, en ziet dezelfde 61,7 procent brutomarge als op het dashboard. Zonder export, en zonder kans op een verkeerde cel.

Zo houdt de controller de vrijheid van Excel voor analyses, en zien de directie en de afdelingen het dashboard in Power BI. Allebei met dezelfde omzet, dezelfde marge en hetzelfde resultaat.

Wat ik vaak zie misgaan

• Excel vervangen door Power BI en verder niets. Dezelfde tabbladen nabouwen in een nieuw programma lost het probleem van de definities niet op.
• Te lang wachten met de overstap. Het Excel-bestand groeit, er komen versies, en de stap wordt elke maand groter.
• Power BI zonder model. Een rapport rechtstreeks op een export bouwen geeft een mooi plaatje met dezelfde problemen als Excel.

Wat je nu kunt doen

1. Beantwoord de drie vragen voor jullie situatie. Schrijf het antwoord op, met de bronnen en de lezers erbij.
2. Tel de versies. Hoeveel kopieën van het financiële overzicht staan er op SharePoint of in de mail? Meer dan één is een signaal.
3. Twijfel je? Plan 30 minuten. Dan kijken we samen naar jullie bronnen en lezers, en zeg ik eerlijk of Excel genoeg is.