Managementrapportage voorbeeld in Excel, tabblad voor tabblad

Een goede managementrapportage in Excel heeft één tabblad met data en een paar tabbladen die daaruit rekenen. Elke maand plak je de nieuwe cijfers in het datatabblad. De winst-en-verliesrekening, de afwijkingen, de trend en de KPI’s werken zichzelf bij.

In dit artikel loop ik zo’n bestand tabblad voor tabblad met je door. Je kunt het voorbeeld gratis downloaden en er je eigen cijfers in zetten. Wil je eerst weten wat er in een managementrapportage hoort en hoe je hem helemaal automatiseert, lees dan de gids over je maandrapportage automatiseren.

Het voorbeeld: Noordkade Techniek

Het bestand gebruikt de cijfers van Noordkade Techniek, een verzonnen installatiebedrijf met ruim zestig medewerkers en vijf kostenplaatsen. Er staan twintig maanden in, van januari 2025 tot en met augustus 2026. Dezelfde cijfers zie je in de live demo, daar als Power BI-rapport.

Ik heb bewust een bedrijf gekozen waar niet alles goed gaat. In juni loopt de kostprijs uit de hand, en na acht maanden staat het resultaat 133.000 euro achter op de begroting. Zo zie je wat een rapportage moet doen als er iets misgaat.

De opbouw: één tabblad vullen, de rest rekent

Het belangrijkste besluit in dit bestand is dat je cijfers op één plek staan. Geen tabblad per maand, geen kopie per afdeling. Elke maand komen er regels bij in hetzelfde tabblad, en alle rapporttabbladen lezen daaruit.

Tabblad Data: hier plak je, verder niets

Elke regel is één combinatie van jaar, maand, kostenplaats en rubriek, met de realisatie en de begroting ernaast. Zo ziet augustus 2026 eruit voor de kostenplaats Projecten utiliteit:

Jaar	Maand	Kostenplaats	Rubriek	Realisatie	Begroting
2026	8	200 Projecten utiliteit	Omzet	194.348	226.100
2026	8	200 Projecten utiliteit	Kostprijs	78.498	98.100
2026	8	200 Projecten utiliteit	Personeelskosten	118.802	121.300

Drie afspraken maken dit tabblad betrouwbaar.

1. Omzet en kosten zijn allebei positief. Dat leest makkelijker en voorkomt fouten met min maal min. De laatste kolom, Resultaatbijdrage, zet een min voor de kosten. Zo krijg je het resultaat met één optelling.
2. De rubrieken liggen vast. Omzet, Kostprijs, Personeelskosten, en zo verder. Je koppelt elke grootboekrekening één keer aan een rubriek. Dat is meteen je eerste definitie: wat telt bij jullie als kostprijs?
3. Geen totalen in de data. Totalen rekent het rapport uit. Staat er een totaalregel tussen je data, dan telt hij dubbel.

Werk je met Power Query, dan kan Excel de export van je boekhouding zelf in deze vorm zetten. Dan hoef je niet eens meer te plakken.

Tabblad W&V: de ruggengraat

Bovenaan kies je in twee gele cellen de maand en het jaar. Alles daaronder rekent mee. Per rubriek zie je de maand tegen de begroting, het jaar tot nu toe tegen de begroting, en hetzelfde deel van vorig jaar.

Elke cel gebruikt dezelfde formule, met steeds andere voorwaarden. Voor de omzet van de gekozen maand is dat in een Nederlandse Excel:

=SOMMEN.ALS(Data!E:E; Data!A:A; $C$4; Data!B:B; $C$3; Data!D:D; $A7)

Voor het cumulatieve bedrag verander je één voorwaarde. In plaats van de maand zelf tel je alle maanden tot en met de gekozen maand: "<="&$C$3. Voor vorig jaar gebruik je $C$4-1 als jaar.

Waarom drie vergelijkingen? Kijk naar de omzet van Noordkade. Tot en met augustus is dat 6,49 miljoen euro. Dat is 7,5 procent meer dan vorig jaar, en toch 33.000 euro onder de begroting. Wie alleen naar vorig jaar kijkt, ziet een goed jaar. Wie alleen naar de begroting kijkt, ziet een omzetprobleem. Allebei missen ze het echte verhaal: de kostprijs ligt 84.000 euro boven de begroting, en daardoor zakt de brutomarge van 63,2 naar 61,7 procent.

Tabblad Afwijkingen: alleen wat ertoe doet

Dit tabblad neemt de verschillen uit de W&V over en zet een vlag bij alles boven de drempel. In het voorbeeld is dat 5.000 euro cumulatief. Bij Noordkade komen er vier rubrieken boven: kostprijs, omzet, personeelskosten en verkoopkosten. De regels met een vlag worden geel.

Bij twee ervan staat al een toelichting. Die laten het verschil zien tussen een toelichting die helpt en een die alleen ruimte vult.

Niet zo	Wel zo
Kostprijs hoger dan verwacht.	Meerwerk kabelwerk op project 2603 Zorgcentrum Oost in juni, drie facturen van samen 138.400 euro.
Personeelskosten iets hoger.	Vakantiegeld in mei, zonder reservering per maand.

Een goede toelichting noemt de oorzaak, het bedrag en waar je het terugvindt. De tweede is een ander soort afwijking: geen probleem, maar een kwestie van timing. Ook die hoort erin, anders vraagt de directie er elke maand opnieuw naar.

De twee regels zonder toelichting, omzet en verkoopkosten, zijn je vragen voor deze week.

Tabblad Trend: dertien maanden

Eén maand zegt weinig. Dit tabblad toont de dertien maanden tot en met de gekozen maand, met omzet, brutomarge en resultaat, en een grafiek erbij.

Waarom dertien en geen twaalf? Omdat je dan dezelfde maand van vorig jaar ziet. Noordkade maakt in augustus 2026 een verlies van 65.941 euro. Op zichzelf schrik je daarvan. In de trend zie je dat augustus 2025 er net zo uitzag, met een verlies van 70.994 euro. Het is de bouwvak, en de begroting rekende er al op.

De trend laat ook zien wat wel nieuw is. In juni 2026 zakt de brutomarge naar 49,5 procent, terwijl die in de maanden ervoor steeds tussen 62 en 65 procent lag. Dat is de afwijking die je wilt uitleggen.

Tabblad KPI’s: per kostenplaats, met een controle

Per kostenplaats zie je de omzet, de brutomarge, de personeelskosten en de bijdrage aan het resultaat, cumulatief tot en met de gekozen maand. Bij Noordkade valt op dat Service en onderhoud met een marge van 85 procent het grootste deel van de winst maakt. De werkplaats kost meer dan hij oplevert.

Onderaan staat een controle. Tel je de bijdrage van alle kostenplaatsen op, dan moet je precies uitkomen op het resultaat uit de W&V. In een eerste versie van dit bestand ging dat mis: de boekingen zonder kostenplaats, samen 3.130 euro, vielen buiten de tabel. Precies zo ontstaan er twee getallen voor hetzelfde resultaat. Daarom staat er nu een regel voor boekingen zonder kostenplaats, en zegt de controle “klopt”.

Houd dit tabblad klein. Mijn vuistregel voor de hele rapportage is hooguit acht pagina’s en zes tot acht KPI’s op het overzicht. Per afdeling zijn drie getallen genoeg, als de teamleider er zelf invloed op heeft.

Tabblad Liquiditeit: winst is geen geld

Het laatste tabblad toont het banksaldo aan het eind van elke maand. Winst en kas lopen zelden gelijk op. In mei 2026 zakt het saldo van Noordkade met 243.000 euro. Het is het vakantiegeld, dat in één keer wordt uitbetaald. Zie je dat niet aankomen, dan schrik je in mei.

In het voorbeeld is het saldo afgeleid van het resultaat. In je eigen versie neem je het saldo over uit je bankafschrift of uit de balans.

Van tabbladen naar één overzicht

De tabbladen zijn je werkruimte. De directie wil één pagina die in een paar minuten vertelt hoe het gaat. Zet daarom de belangrijkste regels van elk tabblad op één overzicht, met de afwijkingen in het midden.

Wat ik vaak zie misgaan

• Een tabblad per maand. Dan moet elke formule elke maand mee naar een nieuw tabblad, en wordt vergelijken met vorig jaar handwerk. Eén datatabblad met een kolom voor de maand voorkomt dat.
• Cijfers zonder vergelijking. De slechtste rapportage die ik tegenkwam, had alleen cijfers. Niemand kon zeggen of een getal goed of slecht was, dus niemand stuurde erop.
• Het bestand wordt het systeem. Excel werkt goed met één bron en één maker. Komen er meer bij, dan krijgt elk team zijn eigen kopie en ben je terug bij de honderden bestanden.

Wanneer Excel niet meer genoeg is

De vraag die directeuren mij het vaakst stellen, is: “Hoe zie ik elke ochtend hoe we ervoor staan, met hooguit twee klikken?” Met dit bestand lukt dat niet. Iemand moet eerst de nieuwe cijfers plakken.

Dat is geen probleem zolang de rapportage één keer per maand komt en jij hem maakt. Het wordt een probleem als er een tweede bron bijkomt, als meer mensen het bestand bijwerken of als de directie wil doorklikken tot de boeking. Dan is een datamodel de stap die blijft werken. In de gids over je maandrapportage automatiseren zet ik de drie manieren naast elkaar. Hoe het er in Power BI uitziet, zie je in de demo.

Wat je nu kunt doen

1. Download het voorbeeld en kijk vandaag één tabblad door. Begin met Afwijkingen. Vergelijk het met wat jullie directie nu krijgt.
2. Zet je eigen rubrieken naast die van het voorbeeld. Koppel je grootboekrekeningen aan een rubriek. Waar je twijfelt, heb je een definitie nodig.
3. Plak de laatste drie maanden in het tabblad Data. Kies een drempel en schrijf bij elke gele regel één zin toelichting. Dan heb je je eerste versie.