Brutomarge berekenen per product, project en kostenplaats

De brutomarge is omzet min kostprijs, gedeeld door omzet. Bij 150.000 euro omzet en 100.000 euro kostprijs is dat 33,3 procent. Het getal wordt pas bruikbaar als je het uitsplitst: per product, project of kostenplaats, en per maand.

In dit artikel lees je hoe je de brutomarge berekent, waar het vaak misgaat met de kostprijs en hoe je hem zo laat zien dat een afwijking opvalt. De voorbeelden komen uit Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo. De brutomarge is een van de KPI’s uit de gids over het financieel dashboard.

De berekening

Brutowinst is omzet min kostprijs. De brutomarge is die brutowinst als percentage van de omzet.

	Bedrag
Omzet	150.000
Kostprijs	100.000
Brutowinst	50.000
Brutomarge	33,3%

In Excel is dat =ALS(B2=0;"";(B2-B3)/B2), met de omzet in B2 en de kostprijs in B3. De ALS voorkomt een foutmelding in een maand zonder omzet. In een Power BI-model schrijf je hem één keer als measure, en dan werkt hij overal: per maand, per kostenplaats en per project.

Brutomarge % = DIVIDE ( [Omzet] - [Kostprijs], [Omzet] )

Marge is geen opslag

Dit is de verwarring die ik het vaakst tegenkom. Opslag reken je over de kostprijs, marge over de verkoopprijs.

Koop je in voor 100 en verkoop je voor 150, dan is de opslag 50 procent en de marge 33,3 procent. Allebei kloppen ze. Wie de begroting maakt in opslag en de rapportage in marge, denkt in dit voorbeeld dat er 17 procentpunt mist.

Spreek daarom af welke van de twee je gebruikt, en noem hem overal hetzelfde.

Wat telt als kostprijs?

Hier ontstaan de meeste verschillen tussen afdelingen. Hoort het eigen personeel in de kostprijs, of alleen de inkoop? Telt de huur van materieel mee? En de inhuur van een zzp’er?

Bij Noordkade is de kostprijs de inkoop van materialen, onderaanneming, inhuur en huur van materieel. Eigen personeel telt niet mee. Daardoor is de brutomarge hoog, 61,7 procent, en betalen de personeelskosten daaruit.

Er is geen goede of foute keuze. Er is alleen een keuze die je vastlegt en overal hetzelfde toepast. Zet hem in een definitie, zoals in het KPI-woordenboek.

Per kostenplaats

Als totaal zegt de brutomarge weinig. Bij Noordkade loopt hij per kostenplaats uiteen van 27 tot 85 procent.

Service en onderhoud haalt 85 procent, omdat het vooral om eigen uren gaat en weinig materiaal. De werkplaats verkoopt materiaal aan aannemers, met 27 procent. Dat is geen probleem. Het probleem ontstaat als je ze bij elkaar optelt en alleen het gemiddelde ziet. Groeit de werkplaats harder dan service, dan daalt de totale marge, terwijl er nergens iets misgaat.

Per maand

De brutomarge per maand laat zien wanneer er iets gebeurt. Bij utiliteit ligt hij elke maand tussen 58 en 61 procent, behalve in juni.

In juni kwamen drie facturen binnen voor meerwerk kabelwerk op project 2603 Zorgcentrum Oost, samen 138.400 euro. In het totaal van het jaar valt dat bijna weg. Per maand springt het eruit. Een goed dashboard markeert zo’n maand automatisch, bijvoorbeeld als de marge meer dan vijf procentpunt onder het eigen gemiddelde zakt.

Waarom de totale marge kan dalen terwijl niets misgaat

Dit is het mixeffect, en het zorgt elk jaar voor onnodige vragen. Neem een bedrijf met twee afdelingen, met de marges van Noordkade.

	Jaar 1 omzet	Jaar 1 brutowinst	Jaar 2 omzet	Jaar 2 brutowinst
Service, 85% marge	1.000.000	850.000	1.000.000	850.000
Werkplaats, 27% marge	500.000	135.000	800.000	216.000
Totaal	1.500.000	985.000 (65,7%)	1.800.000	1.066.000 (59,2%)

Beide afdelingen halen in jaar 2 precies dezelfde marge als in jaar 1. De brutowinst stijgt met 81.000 euro. Toch daalt de totale marge met 6,5 procentpunt, omdat de werkplaats harder groeit dan service.

Wie alleen het totale percentage ziet, denkt dat er iets misgaat. Wie het per afdeling ziet, en de brutowinst in euro’s ernaast, weet dat het bedrijf gewoon groeit in het deel met de lagere marge. Dat kan een bewuste keuze zijn, of juist een vraag voor de directie. Maar het is een andere vraag dan “waarom daalt de marge?”.

Per project en per product

Bij projectbedrijven is de marge per project het belangrijkste getal. Zorgcentrum Oost heeft tot en met augustus een marge van 8,7 procent voor uren. De grootste projecten van Noordkade zitten tussen 50 en 75 procent. Het verschil is het meerwerk.

Voor een marge per project heb je wel een projectnummer nodig op elke kostenboeking, en voor een eerlijke marge ook de uren. Hoe je dat inricht, lees je in projectmarge en uren in één dashboard.

Bij handelsbedrijven werkt het hetzelfde per product of productgroep. Daar komen omzet en kostprijs meestal uit de verkooporders, niet uit het grootboek.

Zo zet je de marge op een dashboard

Drie weergaven samen vertellen het hele verhaal.

1. Per kostenplaats, tegen het eigen gemiddelde. Niet tegen het totaal. De werkplaats op 27 procent is normaal, service op 75 procent zou een alarm zijn.
2. Per maand, met een signaal. Bijvoorbeeld zodra een kostenplaats meer dan vijf procentpunt onder het eigen gemiddelde van de laatste twaalf maanden zakt.
3. De brutowinst in euro’s naast het percentage. Dan lees je een mixeffect niet als probleem, en een dalend percentage bij stijgende euro’s niet als verlies.

En maak elke balk aanklikbaar, tot op de boeking. Bij Noordkade kom je zo in twee klikken van de marge van juni bij de drie facturen voor meerwerk.

Wat ik vaak zie misgaan

• Marge en opslag door elkaar. De begroting in opslag, de rapportage in marge. Kies er één.
• Een kostprijs die per afdeling anders is. De ene afdeling telt inhuur mee, de andere niet. Dan vergelijk je appels met peren.
• Alleen het totaal. Een gemiddelde van 61,7 procent verbergt een maand van 27,8 procent bij de grootste afdeling.

Wat je nu kunt doen

1. Schrijf op wat bij jullie in de kostprijs zit. Laat het lezen door iemand van een andere afdeling. Zegt die hetzelfde?
2. Bereken de marge per kostenplaats voor de laatste zes maanden. Welke maand wijkt meer dan vijf procentpunt af van het eigen gemiddelde?
3. Zoek die ene maand uit tot op de boeking. In de demo zie je hoe dat met één klik gaat.