Projectmarge en uren in één dashboard

De projectmarge is de omzet van een project min de directe kosten, inclusief de eigen uren. Juist die uren ontbreken vaak, omdat ze in de urenregistratie staan en niet in het grootboek. Zonder uren lijkt elk project winstgevend. Met uren zie je welk project geld kost.

In dit artikel lees je welke gegevens je nodig hebt, hoe je ze combineert en hoe je een lopend project eerlijk leest. Het voorbeeld is project 2603 Zorgcentrum Oost van Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo. De projectpagina is een onderdeel van het financieel dashboard, zie de gids over het financieel dashboard.

Een project zonder uren

Zorgcentrum Oost loopt sinds februari 2026. Tot en met augustus is er 232.026 euro gefactureerd. Uit het grootboek komen de directe kosten.

De marge voor uren is 8,7 procent. Zonder het meerwerk van 138.400 euro was dat 68 procent geweest. Maar dat zegt nog niets. Bij Noordkade staat het eigen personeel niet in de kostprijs. De monteurs die aan het zorgcentrum werken, zitten in de personeelskosten van de kostenplaats utiliteit. Hoeveel uren ze aan dit project besteedden, staat niet in het grootboek.

Waarom verdelen naar omzet niet werkt

De snelle oplossing is de personeelskosten van de afdeling verdelen naar omzet. Bij utiliteit is dat 39 procent van de omzet. Dan krijgt elk project dezelfde 39 procent aan uren.

Voor Zorgcentrum Oost zou dat ruim 90.000 euro aan uren betekenen: 39 procent van 232.026 euro. Dat getal heeft niets te maken met de uren die er echt zijn gewerkt. Het volgt alleen de omzet.

Dat verbergt precies wat je wilt zien. Een project dat uitloopt, krijgt evenveel uren toegerekend als een project dat strak loopt. Het verschil tussen een goed en een slecht project wordt zo gemiddeld weggepoetst. Voor een eerlijke projectmarge heb je de echte uren per project nodig.

Wat je nodig hebt

Een projectdashboard combineert drie bronnen en één inschatting.

1. Het grootboek, voor omzet en directe kosten per project. Dat werkt alleen als elke boeking een projectnummer heeft, in een eigen veld.
2. De urenregistratie, voor de uren per project per medewerker. Met een kostprijs per uur maak je er euro’s van.
3. De projectbegroting, voor wat het project mocht kosten. Zonder begroting weet je niet of 8,7 procent slecht is of verwacht.
4. De voortgang, als percentage gereed per project. Eén getal per maand van de projectleider is genoeg.

Een kanttekening uit de demo. Bij Noordkade staat het projectnummer niet in een eigen veld, maar in de omschrijving van de boeking: “Meerwerk kabelwerk project 2603 Zorgcentrum Oost”. Het model haalt het eruit, maar één typfout en de boeking valt buiten het project. Zet het projectnummer daarom in een eigen veld, als kostendrager.

De kostprijs per uur

Uren worden euro’s met een kostprijs per uur. Dat is niet het tarief dat je de klant rekent, maar wat een uur jou kost: de loonkosten, eventueel met een opslag voor indirecte kosten, gedeeld door het aantal productieve uren.

Een rekenvoorbeeld. Een monteur met 55.000 euro loonkosten per jaar en 1.400 productieve uren kost 39 euro per uur. Tel je daar een deel van de bus, het gereedschap en de werkvoorbereiding bij op, dan kom je hoger uit, bijvoorbeeld op 45 euro.

Spreek per functie of team één kostprijs per uur af, en leg hem vast als definitie. Verandert hij, bijvoorbeeld door een cao-verhoging, dan pas je hem op één plek aan.

Zorgcentrum Oost met uren erbij

De demo heeft geen urenregistratie. Stel dat er tot en met augustus 1.200 uur aan Zorgcentrum Oost is gewerkt, tegen een kostprijs van 45 euro per uur. Die twee getallen zijn verzonnen, de rest komt uit het grootboek.

	Bedrag
Omzet	232.026
Directe kosten uit het grootboek	211.889
Marge voor uren	20.137 (8,7%)
Uren: 1.200 maal 45 euro	54.000
Marge na uren	−33.863 (−14,6%)

Het project dat in het grootboek nog net winst laat zien, kost in werkelijkheid geld. Zonder het meerwerk was de marge na uren 19.489 euro geweest, 8,4 procent. Het meerwerk maakt dus het verschil tussen een mager en een verliesgevend project.

Dat is precies de informatie die een projectleider in juni had willen hebben, toen de facturen binnenkwamen, en niet in december bij de nacalculatie. Met uren en kosten in één model zie je het de dag nadat de uren zijn geschreven.

Een lopend project eerlijk lezen

Bij een lopend project lopen kosten en facturen niet gelijk op. De onderaannemer factureert elke maand, de klant betaalt per termijn. Daardoor ziet de marge er de ene maand te goed uit en de andere maand te slecht.

Bij Noordkade staan twee projecten op een negatieve marge. Voordat je daar iets van vindt, kijk je naar de voortgang. Is het project voor 40 procent klaar en is 60 procent van de kosten gemaakt, dan klopt er iets niet. Zijn kosten en voortgang in evenwicht, dan komt de marge goed zodra de volgende termijn is gefactureerd. Die correctie heet onderhanden werk.

Zet daarom op de projectpagina altijd drie getallen naast elkaar: het percentage gereed, het percentage van de begroting dat is uitgegeven, en het percentage dat is gefactureerd.

Wat ik vaak zie misgaan

• Projectnummer in de omschrijving. Werkt tot iemand een typfout maakt. Gebruik een eigen veld.
• Uren verdelen naar omzet. Dan heeft elk project dezelfde marge na uren, en zie je niet welk project uitloopt.
• Marge zonder voortgang. Een lopend project met een slechte marge kan prima op koers liggen, en andersom.

Wat je nu kunt doen

1. Kies drie lopende projecten. Zoek per project de omzet en de directe kosten op uit het grootboek.
2. Zet de uren ernaast, uit de urenregistratie, tegen een kostprijs per uur. Welk project verandert het meest?
3. Wil je dit voor alle projecten, elke nacht ververst? In een Blauwdruk brengen we in twee dagen in kaart welke bronnen er zijn en hoe het model eruitziet.