De twaalf financiële KPI's die op elk dashboard horen

Op een financieel dashboard horen twaalf KPI’s, in vier groepen: resultaat, kosten, liquiditeit en balans. Zes tot acht daarvan staan op het eerste scherm, elk naast de begroting of vorig jaar. De rest zit een klik verder.

In dit artikel lees je per KPI wat hij zegt, hoe je hem berekent en waar je op let. Alle voorbeelden komen uit Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo, tot en met augustus 2026. Hoe je de KPI’s samen op één scherm zet, staat in de gids over het financieel dashboard.

Waarom twaalf, en niet dertig

Elk boekhoudpakket kan honderd getallen uitrekenen. Een dashboard dat ze allemaal toont, leest niemand. Twaalf is genoeg om vier vragen te beantwoorden: hoe staan we ervoor, waar verdienen we geld, hebben we genoeg geld, en kunnen we tegen een stootje?

Resultaat: hoe staan we ervoor?

1. Omzet. Wat je aan klanten hebt gefactureerd, zonder btw. Noordkade: 6,49 miljoen euro. Spreek af of je gefactureerd of gerealiseerd werk telt, want onderhanden werk maakt het verschil.
2. Brutomarge. Omzet min kostprijs, gedeeld door omzet. Noordkade: 61,7 procent. Toon hem per kostenplaats, product of project, want het totaal verbergt de verschillen.
3. EBITDA. Het resultaat voor rente, belastingen en afschrijvingen. Het laat zien wat de bedrijfsvoering oplevert. Noordkade: 14.008 euro. Heb je een afspraak met de bank, gebruik dan precies hun definitie.
4. Nettoresultaat. Wat er onder de streep overblijft. Noordkade: een verlies van 71.081 euro. Kijk cumulatief, want per maand schommelt het door seizoen en reserveringen.
5. Resultaat ten opzichte van de begroting. Hoeveel je voor of achter ligt op je plan. Noordkade: 132.981 euro achter. Dit is meestal de belangrijkste KPI op het hele scherm.

Het verschil tussen de EBITDA en het nettoresultaat is bij Noordkade groot: 66.400 euro aan afschrijvingen en 18.688 euro aan rente. Wie alleen naar het nettoresultaat kijkt, ziet een verlies. Wie naar de EBITDA kijkt, ziet dat de bedrijfsvoering zelf net quitte speelt.

Kosten: waar verdienen we geld?

6. Loonkostenquote. Personeelskosten gedeeld door omzet. Noordkade: 51,5 procent. Dat getal verschilt sterk per branche. Volg vooral je eigen trend.
7. Omzet per fte. Omzet gedeeld door het gemiddeld aantal fte, op jaarbasis. Noordkade: ongeveer 153.000 euro. Tel inhuur apart, anders lijkt de productiviteit hoger dan hij is.

Deze twee zeggen samen iets over de schaal. Stijgt de omzet per fte terwijl de loonkostenquote daalt, dan groei je zonder evenveel mensen erbij.

Liquiditeit: hebben we genoeg geld?

8. Liquide middelen en prognose. Het banksaldo nu, en wat het over een paar maanden is. Noordkade: ruim een miljoen euro eind augustus. Een saldo van vandaag zegt weinig over oktober, dus de prognose hoort erbij. Hoe je die maakt, lees je in een liquiditeitsprognose die zichzelf bijwerkt.
9. Werkkapitaal. Vlottende activa min kortlopende schulden. Het geld dat vastzit in de dagelijkse bedrijfsvoering. Groeit de omzet, dan groeit het werkkapitaal mee, en kan het geld op raken terwijl je winst maakt.
10. Debiteurendagen. Hoe lang klanten gemiddeld doen over betalen. Noordkade: ongeveer 34 dagen. Vergelijk het met je betaaltermijn. Ligt het er ver boven, dan zit er geld vast bij klanten.
11. Crediteurendagen. Hoe lang jij gemiddeld doet over betalen. Te snel betalen kost geld, te laat kost de relatie met je leverancier.

Balans: kunnen we tegen een stootje?

12. Solvabiliteit. Eigen vermogen gedeeld door het totale vermogen. Welk deel van het bedrijf met eigen geld is gefinancierd. Banken kijken vaak naar een kwart tot een derde of meer, maar dat verschilt per sector. Eén keer per kwartaal kijken is genoeg.

Welke zes tot acht op het eerste scherm?

Het eerste scherm beantwoordt de vraag hoe het gaat. Voor de meeste mkb-bedrijven zijn dat deze zes:

• omzet, naast de begroting en vorig jaar;
• brutomarge, met de kostenplaats die het meest afwijkt;
• resultaat ten opzichte van de begroting;
• banksaldo, met de laagste stand in de prognose;
• debiteurendagen;
• één KPI die voor jouw bedrijf het verschil maakt, zoals omzet per fte of de orderportefeuille.

De andere KPI’s zitten een klik verder. Solvabiliteit en werkkapitaal veranderen langzaam. Die hoef je niet elke ochtend te zien.

Zo zet je een KPI op het scherm

Een KPI op een dashboard is meer dan een getal. Elke tegel heeft vier onderdelen. Zo ziet de brutomarge van Noordkade eruit.

1. Het getal zelf, groot: 61,7 procent.
2. De vergelijking, klein eronder: begroting 63,2 procent, vorig jaar 62,6 procent.
3. Het signaal. Alleen een kleur als de afwijking groter is dan de drempel. Hier ligt de marge 1,5 procentpunt onder de begroting, dus de tegel wordt geel.
4. De klik. Wie op de tegel klikt, ziet de marge per kostenplaats. Daar blijkt het om utiliteit in juni te gaan.

Mis je een van de vier, dan werkt de tegel niet. Een getal zonder vergelijking zegt niets. Een signaal zonder klik roept alleen een vraag op die niemand kan beantwoorden.

Wanneer kleurt een KPI?

Leg per KPI vast wanneer hij een signaal geeft. Anders kleurt alles, of niets. Dit zijn drempels om mee te beginnen. Pas ze aan op jullie bedrijf.

KPI	Signaal als
Resultaat ten opzichte van begroting	meer dan 10.000 euro én 5 procent achter
Brutomarge	meer dan 1 procentpunt onder de begroting, of een kostenplaats 5 punt onder zijn eigen gemiddelde
Banksaldo en prognose	de prognose in de komende drie maanden onder de buffer komt
Debiteurendagen	meer dan tien dagen boven je betaaltermijn
Loonkostenquote	twee maanden achter elkaar hoger dan vorig jaar

Kies de drempels zo dat er per maand een paar signalen zijn, niet tien. Een dashboard dat elke maand rood staat, wordt na drie maanden niet meer serieus genomen.

Wat ik vaak zie misgaan

• Een KPI zonder definitie. Sales telt omzet bij de order, finance bij de factuur. Dan staan er twee getallen met dezelfde naam. Leg per KPI vast wat meetelt, uit welke bron, en wie beslist.
• Getallen zonder vergelijking. 61,7 procent brutomarge, is dat goed? Naast de begroting van 63,2 procent zie je dat het niet zo is.
• Alleen terugkijken. Resultaat en marge zeggen wat er gebeurde. De prognose en de debiteurendagen zeggen wat er gaat gebeuren. Beide horen erop.

Wat je nu kunt doen

1. Leg de twaalf naast wat jullie nu rapporteren. Welke ontbreken, en welke rapporteer je die hier niet staan?
2. Download het KPI-woordenboek. Daarin staan alle twaalf met definitie, bron en eigenaar. Pas ze aan op jullie situatie.
3. Kies je zes voor het eerste scherm. Leg ze voor aan de directie en vraag welke vraag ze daarmee beantwoord krijgen.