Waarom je maandcijfers elke maand anders uitkomen

Maandcijfers komen elke maand anders uit als ze niet op één plek worden berekend. Elk team heeft zijn eigen bestand, zijn eigen definitie en zijn eigen moment waarop het de cijfers ophaalt. De oplossing heet een single source of truth: één plek waar elk getal één keer wordt berekend, en waar iedereen uit leest.

In dit artikel lees je waar de verschillen vandaan komen, hoe één vergeten formule een rapportage 18.827 euro te mooi maakte, en hoe je die ene plek bouwt. Het is de basis onder een maandrapportage die zichzelf maakt. Daarover gaat de gids over je maandrapportage automatiseren.

Herken je dit?

Het MT-overleg begint met de omzet. Sales zegt 2,1 miljoen, finance zegt 1,9. Het volgende half uur gaat over welk getal klopt. Aan wat je eraan gaat doen, kom je niet meer toe.

Meestal klopt allebei, binnen hun eigen afspraken. Het probleem is dat die afspraken nergens staan.

Vier oorzaken van verschillende getallen

1. Een andere definitie. Sales telt omzet als de order getekend is. Finance telt als de factuur verstuurd is. Projecten telt het werk dat gedaan is. Drie keer omzet, drie getallen.
2. Een ander moment. De ene export is van werkdag 2, de andere van werkdag 6. Daartussen zijn nog facturen en correcties geboekt.
3. Een andere bron. De boekhouding zegt iets anders dan het CRM of de urenregistratie, omdat niet alles in beide staat.
4. Een fout in het handwerk. Een formule die naar de verkeerde cel wijst. Een tabblad dat niet is bijgewerkt. Die fouten zie je pas als iemand anders hetzelfde getal anders uitrekent.

De eerste drie zijn afspraken. De vierde is pech, en die komt vaker voor dan iemand wil toegeven.

Zo vind je waar het verschil zit

Liggen er twee getallen naast elkaar, loop dan deze volgorde af. Hij gaat van snel te controleren naar veel werk.

1. Gaat het over dezelfde periode? Maand of cumulatief, boekjaar of kalenderjaar.
2. Gaat het over hetzelfde deel van het bedrijf? Alle bv’s of één, alle kostenplaatsen of een selectie.
3. Is het dezelfde definitie? Zie hierboven.
4. Is het van hetzelfde moment? Kijk naar de datum van de export.
5. Pas dan de formules. Reken één rubriek met de hand na tot je het verschil vindt.

Meestal ben je bij stap 3 klaar. In het voorbeeld hieronder zat het in stap 5.

Een voorbeeld: 18.827 euro te mooi

Noordkade Techniek is het fictieve installatiebedrijf uit onze demo. Hun maandrapportage over augustus heet “Maandrapportage aug 2026 v3 DEF.xlsx” en is opgesteld op 9 september. Daarin staan de huisvestingskosten tot en met augustus op 125.613 euro. Netjes onder de begroting van 142.600.

Het datamodel, dat dezelfde boekhouding inleest, zegt 144.440 euro. Boven de begroting.

Het verschil is 18.827 euro. In de Excel is het cumulatief van juli blijven staan, en augustus is er niet bij opgeteld. Niemand heeft iets fout gedaan met opzet. Het bestand heette niet voor niets “v3 DEF”. Er waren al twee versies voor geweest, en iemand heeft een cel niet doorgetrokken.

Het gevolg is dat het resultaat in de rapportage 18.827 euro te rooskleurig is. Niemand vraagt naar de huisvestingskosten, want die liggen onder de begroting.

Wat is een single source of truth?

Een single source of truth is één plek waar elk getal één keer wordt berekend, met één afgesproken definitie. Rapporten, dashboards en analyses lezen daaruit. Niemand rekent de omzet zelf nog uit in een eigen bestand.

Het hoeft geen nieuw systeem te zijn. De boekhouding blijft de boekhouding, en de begroting mag in Excel blijven. Wat erbij komt, is een laag ertussen: een datamodel dat de bronnen inleest en de definities vastlegt.

4

Delen in Teams

Op de plek waar je team al werkt

• Teams-tabblad
• SharePoint-pagina
• Power BI-app
• Mobiel

de stuurlaag

3

Stuurinformatie op tijd

KPI's met norm, trend en signaal

• Afwijking t.o.v. begroting
• Drill-down tot regelniveau
• Signaal bij afwijking

2

Datamodel één definitie

Eén definitie per KPI, elke nacht ververst

Marge % = DIVIDE ( [Brutowinst], [Omzet] )

1

Bron automatisch

Wat je al hebt, automatisch opgehaald

• Excel
• CSV-exports
• SharePoint-lijsten
• SQL
• Elk systeem met een export

Zo maak je er een

1. Maak een lijst van de getallen waar discussie over is. Meestal zijn het er vijf tot tien: omzet, brutomarge, bezetting, verzuim, orderportefeuille.
2. Schrijf per getal één definitie in gewone taal. “Omzet is het gefactureerde bedrag exclusief btw, in de maand van de factuurdatum.” Zet de berekening erbij.
3. Geef elke definitie een eigenaar. Wil sales omzet anders tellen, dan beslist de eigenaar, en verandert het overal tegelijk.
4. Leg vast welke bron leidend is. Voor omzet de boekhouding, voor uren de urenregistratie. Andere bronnen mogen aanvullen, niet overschrijven.
5. Zet de definities in het model, en laat alle rapporten daaruit lezen. Vanaf dat moment kan een rapport geen ander getal meer tonen dan een ander rapport.

Stap 1 tot en met 4 kosten geen software. Het zijn afspraken. Wie die overslaat en meteen een model bouwt, automatiseert de discussie.

Zo ziet een definitie eruit

Een definitie past op een half A4. Dit is die van brutomarge bij Noordkade.

Veld	Brutomarge bij Noordkade
In gewone taal	Wat er overblijft van de omzet na de directe kosten van het werk
Berekening	Omzet min kostprijs, gedeeld door omzet
Wat telt als kostprijs	Inkoop materialen, onderaanneming en inhuur. Geen eigen personeel, geen doorbelaste kosten
Bron	Grootboek, met de rubrieken Omzet en Kostprijs uit het rekeningschema
Eigenaar	Controller
Ververst	Elke nacht, definitief na het sluiten van de periode
Waar je hem ziet	Maandrapportage en het overzicht per kostenplaats

De regel “Wat telt als kostprijs” is waar de discussie zit. Projectleiders rekenen soms met een marge na eigen uren, finance zonder. Allebei kan, maar niet onder dezelfde naam. Wil iemand een marge na uren, geef die dan een eigen naam en een eigen definitie, zoals projectresultaat.

Wat ik vaak zie misgaan

• Een definitie zonder eigenaar. Na een half jaar telt iemand het toch weer anders, en heb je opnieuw twee getallen.
• Het oude bestand blijft “voor de zekerheid”. Dan bestaan er twee waarheden naast elkaar, en kiest iedereen de handigste. Draai één maand parallel, en zet daarna het oude bestand op alleen-lezen.
• Het als IT-project behandelen. De techniek is het makkelijke deel. Het moeilijke is dat sales en finance het eens worden over wat omzet is.

Wat je nu kunt doen

1. Schrijf op over welke drie getallen het vaakst discussie is. Vraag het aan twee collega’s van verschillende afdelingen.
2. Leg voor één getal de twee versies naast elkaar. Loop de vier oorzaken na. Meestal vind je het verschil binnen een uur.
3. Schrijf de definitie op en laat hem tekenen. Door sales en finance allebei. Dan heb je je eerste stukje single source of truth.