Datagedreven werken in de praktijk: waar het misgaat

Datagedreven werken betekent besluiten nemen op cijfers die iedereen vertrouwt, in een vast ritme. In de praktijk gaat het zelden mis op de techniek. Het gaat mis op vier andere plekken: twee getallen voor hetzelfde, te veel KPI’s, geen eigenaar en geen ritme. Wie daar begint, komt verder dan wie met een nieuw dashboard begint.

In dit artikel lees je waar het misgaat, hoe je klein begint en hoe je het volhoudt. Hoe je de juiste KPI’s kiest en vastlegt, staat in de gids over stuurinformatie en KPI’s.

Wat het is, en wat niet

Datagedreven werken klinkt als een technologie. Het is een gewoonte. Een organisatie werkt datagedreven als in het overleg de cijfers op tafel liggen, iedereen ze gelooft, en afwijkingen tot acties leiden.

Het is dus niet: een datawarehouse, een AI-project of een dashboard voor iedereen. Die kunnen helpen, maar zonder de gewoonte veranderen ze niets. En met de gewoonte kun je al beginnen in Excel.

Vier plekken waar het misgaat

1. Twee getallen voor hetzelfde

Zodra het overleg begint met de vraag welk getal klopt, is het vertrouwen weg. Sales heeft een andere omzet dan finance. De Excel van vorige maand zegt iets anders dan het dashboard. Na een paar keer gelooft niemand meer een getal, en gaat iedereen terug naar zijn eigen bestand.

De oplossing is één definitie per KPI, in één model, waar elk rapport uit leest. Dat is de basis. Zonder die basis is alles wat erop volgt wankel.

4

Delen in Teams

Op de plek waar je team al werkt

• Teams-tabblad
• SharePoint-pagina
• Power BI-app
• Mobiel

de stuurlaag

3

Stuurinformatie op tijd

KPI's met norm, trend en signaal

• Afwijking t.o.v. begroting
• Drill-down tot regelniveau
• Signaal bij afwijking

2

Datamodel één definitie

Eén definitie per KPI, elke nacht ververst

Marge % = DIVIDE ( [Brutowinst], [Omzet] )

1

Bron automatisch

Wat je al hebt, automatisch opgehaald

• Excel
• CSV-exports
• SharePoint-lijsten
• SQL
• Elk systeem met een export

2. Te veel KPI’s

Twintig getallen per team volgt niemand. Elk getal dat erbij komt, maakt de andere minder belangrijk. Teams die echt op cijfers sturen, hebben er drie. Meer niet.

3. Geen eigenaar

Een getal waar niemand op wordt aangesproken, verandert niet. “Het verzuim is gestegen” leidt tot niets. “Het verzuim van jouw team ligt boven de norm, wat ga je doen?” wel. Elk getal heeft een naam nodig: iemand die het uitlegt en iemand die er iets aan doet.

4. Geen ritme

Het dashboard is er, maar er is geen vast moment waarop het besproken wordt. Dan wordt het na een paar maanden niet meer geopend. Bij een landelijke organisatie in de publieke gezondheid bouwden we een dashboard dat in drie maanden één keer werd geopend. Het dashboard was niet het probleem. Er was geen vraag en geen moment om ernaar te kijken.

Het ritme dat werkt

Datagedreven werken is een cyclus die zich elke maand of elke week herhaalt.

De eerste twee stappen kun je automatiseren: het model ververst elke nacht en zet de cijfers naast de begroting. De laatste twee niet. Verklaren vraagt iemand die weet wat er gebeurde. Bijsturen vraagt een besluit, een naam en een datum.

Een overleg dat werkt, heeft drie vragen. Wat wijkt af? Waarom? Wat gaan we doen? En het volgende overleg begint met de vraag wat er van die acties terecht is gekomen. Dat laatste is het verschil tussen praten over cijfers en sturen op cijfers.

Klein beginnen

De meeste organisaties beginnen te groot: een programma, een platform, dashboards voor alle afdelingen. Na een jaar is er veel gebouwd en weinig veranderd. Begin liever zo.

1. Kies één overleg. Het maandoverleg van het MT, of het weekoverleg van één team.
2. Kies drie getallen waar iedereen het over eens is, met een norm en een eigenaar.
3. Kies een vaste dag, en zorg dat de cijfers dan klaarstaan.
4. Eindig met acties. Een naam en een datum bij elke actie.
5. Breid pas uit als het werkt. Na drie maanden een tweede overleg, of een vierde getal.

Werkt het in één overleg, dan willen anderen het ook. Dat werkt beter dan het iedereen tegelijk opleggen.

Een voorbeeld van een eerste overleg

Bij Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo, zou een eerste datagedreven MT-overleg drie getallen hebben: de omzet tegen de begroting, de brutomarge per afdeling en het laagste punt in de liquiditeitsprognose.

Eind augustus wijkt er één duidelijk af: de brutomarge van utiliteit, door meerwerk in juni. Het gesprek gaat dus niet over alle afdelingen, maar over die ene. Waarom is het meerwerk niet doorberekend? Wie zoekt het uit, en wanneer weten we het? Na twintig minuten staat er één actie, met een naam en een datum. Volgende maand begint het overleg met die actie.

Signalen dat het werkt

Hoe weet je of een organisatie datagedreven werkt? Niet aan het aantal dashboards. Wel aan deze signalen.

• Het overleg begint bij de afwijkingen, niet bij een rondje langs alle cijfers.
• Niemand vraagt meer welk getal klopt. Iedereen gebruikt dezelfde bron.
• Acties hebben een naam en een datum, en het volgende overleg begint ermee.
• Teams openen het dashboard zelf, ook buiten het overleg. In Power BI zie je dat terug in het gebruik.
• Een KPI verdwijnt weer, omdat niemand erop stuurde. Ook dat is een teken van volwassenheid.

Reken op een paar maanden voordat de eerste signalen er zijn. De techniek staat vaak in een paar weken. De gewoonte heeft meer tijd nodig.

De rol van de controller

In veel organisaties is de controller degene die de cijfers levert. Bij datagedreven werken verschuift die rol. De controller levert dan de cijfers én de verklaring, en helpt teams om er een besluit van te maken.

Dat kan alleen als het verzamelen en plakken niet meer alle tijd kost. Dat is waarom het automatiseren van de rapportage geen doel op zich is. Het maakt tijd vrij voor het deel dat ertoe doet.

Wat ik vaak zie misgaan

• Beginnen bij de techniek. Eerst een platform kiezen, dan bedenken welke vragen het moet beantwoorden. Andersom werkt beter.
• “De data zegt het.” Cijfers vervangen het gesprek niet. Ze maken het beter. Een afwijking is het begin van een vraag, niet het antwoord.
• Alles tegelijk. Een uitrol over de hele organisatie zonder één team waar het al werkt. Dan heeft niemand een voorbeeld, en voelt het als een verplichting.

Wat je nu kunt doen

1. Kies één overleg waar je volgende maand mee begint.
2. Kies drie getallen en test of iedereen hetzelfde getal heeft. Vraag het drie collega’s los van elkaar.
3. Zet de drie vragen op de agenda: wat wijkt af, waarom, wat doen we. Wil je sparren over waar jullie zouden beginnen? Plan 30 minuten.