Een KPI-woordenboek opzetten en bijhouden

Een KPI-woordenboek legt per KPI vast wat hij betekent, hoe je hem berekent, wat er meetelt, uit welke bron hij komt, wie de eigenaar is, wat de norm is en waar je hem ziet. Je zet het op met de mensen die de getallen gebruiken, laat elke definitie tekenen door één eigenaar, en spreekt af hoe een definitie verandert. Zonder die afspraken veroudert een woordenboek binnen een jaar.

In dit artikel lees je hoe je zo’n woordenboek opzet en bijhoudt. Waar het past in het grotere verhaal, staat in de gids over stuurinformatie en KPI’s. Welke financiële KPI’s je kiest en hoe je ze berekent, lees je in de twaalf financiële KPI’s. Hier gaat het om het woordenboek zelf.

Waarom een woordenboek

Zolang één persoon de cijfers maakt, zit de definitie in het hoofd van die persoon. Zodra een tweede persoon hetzelfde getal uitrekent, begint het verschil. De een telt doorbelaste kosten mee, de ander niet. De een kijkt naar de factuurdatum, de ander naar de boekdatum. Allebei hebben ze gelijk, volgens hun eigen definitie.

Een woordenboek maakt van die stille keuzes een afspraak. En het maakt fouten zichtbaar, omdat je kunt nagaan of iemand volgens de afspraak heeft gerekend.

Zeven velden per KPI

1. In gewone taal. Wat zegt dit getal? Eén zin die iemand zonder achtergrond in het vak begrijpt.
2. Berekening. De formule, zo precies dat twee mensen op hetzelfde uitkomen.
3. Wat telt mee. De grensgevallen. Telt ziekte mee in de gewerkte uren? Hoort inhuur bij de kostprijs?
4. Bron. Waar komt het vandaan? De urenregistratie, het grootboek, het CRM.
5. Eigenaar. Wie beslist als iemand het anders wil tellen?
6. Norm. Wanneer is het goed, en wanneer moet iemand ingrijpen?
7. Waar je hem ziet. In welke rapportage of op welk dashboard.

Zet onder elke definitie ook de versie, de datum vanaf wanneer hij geldt en wie hem heeft getekend. Het derde veld is het belangrijkste. Daar zit bijna altijd de discussie.

Een ingevulde definitie

Zo ziet een definitie eruit voor een KPI buiten finance: de declarabiliteit van een team monteurs of adviseurs.

Veld	Declarabiliteit
In gewone taal	Welk deel van de gewerkte uren we aan klanten kunnen doorberekenen
Berekening	Declarabele uren gedeeld door gewerkte uren, per week en per team
Wat telt mee	Gewerkte uren zonder verlof en ziekte. Reistijd telt als declarabel als die in het contract met de klant staat. Garantiewerk telt niet als declarabel
Bron	Urenregistratie
Eigenaar	Hoofd operatie
Norm	Signaal als een team twee weken achter elkaar onder het eigen gemiddelde zit
Waar	Weekoverzicht operatie, dashboard
Vastgesteld	Versie 2, geldig vanaf 1 januari 2027, getekend door het hoofd operatie

Elke regel bij “wat telt mee” is ooit een discussie geweest. Dat is precies waarom ze erin staan.

Eigenaar, beheerder en gebruiker

Rond elke KPI zijn er drie rollen. Houd ze uit elkaar.

• De eigenaar beslist over de definitie en tekent. Dat is de persoon die verantwoordelijk is voor wat het getal meet. Voor de brutomarge de controller, voor de declarabiliteit het hoofd operatie, voor het verzuim HR. Per KPI is er één eigenaar, niet een afdeling.
• De beheerder zet de definitie in het model en in de rapporten. Vaak is dat de controller of iemand die het datamodel bouwt. De beheerder verandert niets aan de definitie zonder de eigenaar.
• De gebruikers lezen het getal. Ze mogen een wijziging voorstellen, maar beslissen er niet over.

Vaak wordt de beheerder ongemerkt eigenaar, omdat die de formule schrijft. Dan beslist degene die het model bouwt wat de omzet is. Dat hoort andersom.

Een overleg van een uur

De eerste versie van een definitie ontstaat in een overleg met de mensen die het getal gebruiken, niet meer dan zes. Begin met de vijf KPI’s waar de meeste discussie over is, niet met alle tegelijk.

1. Tien minuten: het probleem. Laat de twee of drie huidige berekeningen naast elkaar zien, met de uitkomst van vorige maand.
2. Twintig minuten: de grensgevallen. Loop de lastige gevallen langs en leg per geval vast wat de afspraak wordt.
3. Twintig minuten: de keuze. Kies samen één berekening. Lukt dat niet, dan kiest de eigenaar. Daar is de eigenaar voor.
4. Tien minuten: de afspraken. Wie is eigenaar, wat is de norm, en wanneer staat de definitie in het model?

Wie tekent, en wanneer

De eigenaar tekent elke definitie. Een handtekening klinkt ouderwets, maar het maakt van een voorstel een afspraak. Een akkoord in een mail of een goedkeuring in SharePoint werkt net zo goed, zolang het vastligt.

Daarnaast stelt de directie één keer per jaar de lijst vast: welke KPI’s er zijn, en wie van elke KPI de eigenaar is. Een goed moment is de begroting. Dan bespreek je toch al waar je volgend jaar op stuurt. Een KPI die niemand meer gebruikt, gaat er dan af.

Een definitie wijzigen

Definities veranderen. Er komt een nieuwe dienst bij, een afdeling wordt gesplitst, of een grensgeval blijkt anders uit te pakken. Spreek vooraf af hoe een wijziging loopt.

De tweede stap wordt vaak overgeslagen. Reken je oude maanden opnieuw uit met de nieuwe definitie, of laat je ze staan? Opnieuw rekenen houdt de vergelijking met vorig jaar zuiver. Laten staan houdt oude rapporten gelijk aan wat toen is besproken. Kies bewust, en zet de keuze in het logboek.

Datum	KPI	Wijziging	Besloten door
1 januari 2027	Declarabiliteit	Garantiewerk telt niet meer als declarabel, oude maanden opnieuw berekend	Hoofd operatie
1 april 2027	Omzet	Doorbelaste kosten tellen niet meer mee, oude maanden blijven staan	Controller

Van woordenboek naar model

Een woordenboek in Excel is een goed begin. Het werkt pas echt als de definitie ook in het model staat. Dan rekent elk rapport met dezelfde formule, en kan niemand per ongeluk een eigen versie maken.

4

Delen in Teams

Op de plek waar je team al werkt

• Teams-tabblad
• SharePoint-pagina
• Power BI-app
• Mobiel

de stuurlaag

3

Stuurinformatie op tijd

KPI's met norm, trend en signaal

• Afwijking t.o.v. begroting
• Drill-down tot regelniveau
• Signaal bij afwijking

2

Datamodel één definitie

Eén definitie per KPI, elke nacht ververst

Marge % = DIVIDE ( [Brutowinst], [Omzet] )

1

Bron automatisch

Wat je al hebt, automatisch opgehaald

• Excel
• CSV-exports
• SharePoint-lijsten
• SQL
• Elk systeem met een export

In Power BI zet je de tekst uit het woordenboek als beschrijving bij de measure. Wie met de muis over het getal gaat, ziet wat het betekent. Meer daarover in de gids over het Power BI-datamodel.

Waar je het bewaart

Zet het woordenboek op één vaste plek, waar iedereen het kan lezen en alleen de eigenaren het kunnen wijzigen. Een SharePoint-pagina of een gedeeld Excel-bestand werkt prima. Link er vanuit het dashboard naartoe, zodat wie een getal niet begrijpt in één klik de definitie vindt.

Wat ik vaak zie misgaan

• Te veel tegelijk. Een woordenboek met vijftig KPI’s wordt nooit af. Begin met vijf.
• Een afdeling als eigenaar. “Finance” is geen eigenaar. Een naam of een functie wel.
• Wijzigen zonder datum. Een definitie wordt stilletjes aangepast, en drie maanden later weet niemand waarom het getal van maart anders is dan in het rapport van toen.

Wat je nu kunt doen

1. Download het KPI-woordenboek, met een lege definitiekaart en uitgewerkte voorbeelden.
2. Zet bij je vijf belangrijkste KPI’s één eigenaar, met naam of functie.
3. Spreek af hoe een wijziging loopt, en begin een logboek, ook als het nog leeg is.