Wat is stuurinformatie? Uitleg met voorbeelden

Stuurinformatie is informatie die tot een besluit leidt. Een getal wordt stuurinformatie als er drie dingen bij komen: een vergelijking met een norm, een verklaring van de afwijking en iemand die er iets mee doet. Zonder die drie is het informatie: interessant, maar niemand hoeft iets.

In dit artikel lees je wat het verschil is tussen data, informatie en stuurinformatie, hoe je het herkent en hoe je van het een naar het ander komt. De voorbeelden komen uit Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit de demo. Hoe je daarna de juiste KPI’s kiest en vastlegt, staat in de gids over stuurinformatie en KPI’s.

Van data naar besluit

Het woord stuurinformatie wordt vaak gebruikt voor alles wat in een rapport staat. Dat is jammer, want dan verdwijnt het verschil. Het helpt om vier stappen te onderscheiden.

1. Data. De losse feiten: boekingen, uren, facturen, exports. Nodig, maar niemand stuurt op een export.
2. Informatie. Data die is samengevat tot iets wat je kunt lezen. “De omzet van augustus is 591.449 euro.”
3. Stuurinformatie. Informatie met een vergelijking, een verklaring en een eigenaar. “De omzet ligt 27.651 euro onder plan, vooral bij utiliteit.”
4. Besluit. Wat je ermee doet. “De manager utiliteit bespreekt de planning voor september in het MT.”

De meeste rapportages blijven hangen bij stap 2. Ze laten zien wat er gebeurde, en laten de vraag wat je ermee doet aan de lezer over. Die lezer heeft vaak geen tijd, of niet de kennis om het verschil zelf te zoeken.

Drie dingen die erbij komen

Een vergelijking

Een getal zonder vergelijking zegt niets. Is 591.449 euro omzet goed? Dat weet je pas naast de begroting, naast vorig jaar of naast vorige maand. Bij Noordkade ligt de omzet tot en met augustus 7,5 procent boven vorig jaar, en toch 33.000 euro onder de begroting. Met één vergelijking zie je een goed jaar, met de andere een probleem. Daarom staat stuurinformatie altijd naast minstens één norm, en vaak naast twee.

Een verklaring

Een afwijking zonder verklaring roept alleen een vraag op. “Waarom?” is de eerste vraag in elk overleg. Stuurinformatie beantwoordt die vraag al, of maakt het makkelijk om hem te beantwoorden. Dat kan met een toelichting, of met de mogelijkheid om door te klikken: van het totaal naar de afdeling, van de afdeling naar de boeking.

Een eigenaar

Een getal waar niemand op wordt aangesproken, verandert niet. Stuurinformatie hoort bij iemand die er invloed op heeft. De omzet van utiliteit hoort bij de manager utiliteit, niet bij de controller. De controller levert de informatie, de manager stuurt.

De drie vragen die het beantwoordt

Goede stuurinformatie beantwoordt drie vragen, in deze volgorde.

De eerste vraag, hoe staan we ervoor, is het startpunt. De tweede, waar wijken we af, is waar het gesprek over gaat. De derde, wat gaan we doen, is waar het om begint. Een rapportage die alleen de eerste vraag beantwoordt, levert informatie. Een rapportage die alle drie beantwoordt, levert stuurinformatie.

Informatie en stuurinformatie naast elkaar

Het verschil is vaak klein in woorden en groot in effect. Een paar voorbeelden.

Informatie	Stuurinformatie
De omzet van augustus is 591.449 euro.	De omzet ligt 27.651 euro onder plan, vooral bij utiliteit. De manager utiliteit licht de planning toe.
De brutomarge is 61,7 procent.	De brutomarge ligt 1,5 punt onder de begroting, door meerwerk bij één project in juni. Projectleider zoekt uit of het wordt doorberekend.
Het verzuim is 4,8 procent.	Het verzuim van één team ligt al drie maanden boven de norm van 4 procent. De teamleider plant gesprekken.
Het banksaldo is een miljoen euro.	In oktober zakt het saldo tot 737.000 euro door de btw. De verbouwing past in april, niet in oktober.

Elke regel rechts heeft een vergelijking, een verklaring en een eigenaar of een besluit. De getallen links zijn niet fout. Ze zijn alleen nog niet af.

Zo herken je stuurinformatie

Een eenvoudige toets: lees een pagina uit je rapportage en vraag je af of iemand na het lezen weet wat hij gaat doen. Zo niet, dan is het informatie.

Nog drie vragen om je rapportage langs te lopen:

• Staat elk getal naast een norm? Begroting, vorig jaar of een doel.
• Is bij elke grote afwijking de oorzaak te vinden? In een toelichting, of met een paar klikken.
• Weet je bij elk getal wie het moet uitleggen? Als het antwoord “iedereen” is, is het niemand.

Stuurinformatie per rol

Wat stuurinformatie is, hangt af van wie er stuurt. Hetzelfde getal kan voor de een stuurinformatie zijn en voor de ander achtergrond.

• De directie stuurt op het geheel: resultaat tegen de begroting, liquiditeit en de afdelingen die het meest afwijken. Zij wil weten waar ze moet ingrijpen, niet hoe elk project loopt.
• De controller stuurt op de betrouwbaarheid en de verklaring: kloppen de cijfers, en waar komt een afwijking vandaan? Voor hem is de uitsplitsing tot op de boeking stuurinformatie.
• De teamleider of projectleider stuurt op zijn eigen drie getallen: de marge van zijn projecten, de bezetting van zijn team, de uren binnen budget. Het bedrijfsresultaat is voor hem achtergrond.

Een goede rapportage geeft daarom niet iedereen hetzelfde. Ze geeft iedereen dezelfde cijfers, maar op het niveau dat bij zijn rol past. In een datamodel is dat één bron met verschillende ingangen.

Stuurinformatie, managementinformatie, business intelligence

De woorden lopen door elkaar. Managementinformatie is alle informatie die het management krijgt, van jaarcijfers tot een notitie over de markt. Business intelligence is de techniek en het vak eromheen: data verzamelen, modelleren en laten zien. Stuurinformatie is het deel dat tot een besluit leidt. In de zorg en bij de overheid wordt ook vaak managementinformatie gezegd als stuurinformatie bedoeld wordt.

Het woord maakt niet uit. De vraag wel: leidt dit tot een besluit?

Wat ik vaak zie misgaan

• Alles heet stuurinformatie. Twintig pagina’s met getallen, en niemand weet waar hij op moet sturen. Kies de getallen die tot een besluit leiden, en zet de rest in een bijlage.
• De controller als eigenaar van alles. De controller levert de cijfers, maar kan de omzet van een afdeling niet sturen. Leg elk getal bij iemand die er invloed op heeft.
• Een vergelijking die niemand gelooft. Een begroting die in maart al achterhaald was, levert elke maand dezelfde afwijking op. Dan stuurt niemand meer op de afwijking. Stel de begroting bij, of vergelijk met een prognose.

Wat je nu kunt doen

1. Pak de eerste pagina van je laatste rapportage. Zet bij elk getal of het informatie of stuurinformatie is.
2. Maak van drie getallen stuurinformatie. Zet er een norm naast, een verklaring bij de afwijking, en een naam.
3. Kijk hoe het eruitziet als het goed is. In de demo zie je bij Noordkade elk getal naast de begroting, met doorklikken tot de boeking.