Wat is een managementrapportage, en wat moet erin?

Een managementrapportage is een vast overzicht waarmee de directie ziet hoe het bedrijf ervoor staat, waar het afwijkt van het plan en wat eraan gebeurt. Meestal komt hij elke maand. Er staan de winst-en-verliesrekening in, de belangrijkste afwijkingen met een toelichting, een trend, de liquiditeit en een paar KPI’s.

Na dit artikel weet je wat erin hoort, hoe vaak hij komt en hoe je ziet of die van jullie zijn werk doet. Wil je daarna weten hoe je hem maakt zonder elke maand dagen te plakken, lees dan de gids over je maandrapportage automatiseren.

Wat is een managementrapportage?

Het woord zegt het al: een rapportage voor het management. Dat is de directie, vaak het MT, en soms de afdelingshoofden. Ze gebruiken hem om te sturen. Gaat het zoals we wilden? En zo niet, wat doen we dan?

Meestal maakt de controller hem, of iemand van de financiële administratie. In kleinere bedrijven doet de accountant het soms. Hij komt op een vaste dag, en hij ziet er elke keer hetzelfde uit. Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Wie elke maand dezelfde pagina leest, ziet in één oogopslag wat er anders is.

Managementrapportage, maandrapportage of dashboard?

De woorden lopen door elkaar. Dit is hoe ik ze gebruik.

	Voor wie	Hoe vaak	Waarvoor
Jaarrekening	Bank, Belastingdienst, aandeelhouders	Eén keer per jaar	Verantwoording achteraf, volgens wettelijke regels
Managementrapportage	Directie en MT	Meestal elke maand	Sturen op de eigen doelen
Maandrapportage	Directie en MT	Elke maand	Hetzelfde als hierboven, maar dan de maandelijkse versie
Dashboard	Iedereen die het nodig heeft	Altijd actueel	Zelf kijken en doorklikken

In de praktijk bedoelen de meeste organisaties met managementrapportage en maandrapportage hetzelfde. Een dashboard kan de managementrapportage zijn, als het dezelfde vragen beantwoordt en iedereen er dezelfde cijfers in ziet.

De drie vragen die hij moet beantwoorden

Een goede managementrapportage beantwoordt drie vragen. Elk onderdeel van de rapportage hoort bij een van die drie.

De tweede vraag is de belangrijkste. Dat de omzet 591.000 euro is, weet de directie misschien al. Dat die 27.000 euro onder de begroting ligt, en waarom, weet ze nog niet. Daar gaat het gesprek over.

Wat hoort erin?

In bijna elke organisatie komt het neer op vijf onderdelen.

1. De winst-en-verliesrekening tegen begroting en vorig jaar. Voor de maand en cumulatief.
2. De afwijkingen, met toelichting. Alleen de afwijkingen die ertoe doen.
3. De trend van de laatste dertien maanden. Dan zie je of iets nieuw is of elk jaar terugkomt.
4. De liquiditeit. Winst en geld lopen zelden gelijk op.
5. Per afdeling hooguit drie KPI’s. Getallen waar een teamleider zelf invloed op heeft.

Hoe dat er in Excel uitziet, lees je in managementrapportage voorbeeld in Excel. Daar kun je het bestand ook downloaden.

Hoe vaak, en hoe lang?

Elke maand is de standaard. Een kwartaal is te laat om bij te sturen, en een week is voor de meeste bedrijven te kort om met de hand bij te houden.

Met de hand, want dat is de beperking. Is de rapportage eenmaal automatisch, dan maakt het niet meer uit hoe vaak je kijkt.

Over de lengte ben ik streng. Mijn vuistregel is hooguit acht pagina’s, en zes tot acht KPI’s op het overzicht. De eerste pagina laat zien hoe het gaat. De andere pagina’s zijn er voor wie wil weten waarom. Heb je meer nodig, dan probeert de rapportage te veel vragen tegelijk te beantwoorden.

Een voorbeeld: Noordkade over augustus

Hoe dat er in het echt uitziet, zie je bij Noordkade Techniek, het fictieve installatiebedrijf uit onze demo. Dit is wat hun managementrapportage over augustus 2026 vertelt, in de vijf onderdelen.

1. W&V. Tot en met augustus is de omzet 6,49 miljoen euro, 7,5 procent meer dan vorig jaar. Toch staat het resultaat op een verlies van 71.081 euro, terwijl er 61.900 euro winst was begroot.
2. Afwijkingen. Bijna twee derde van dat verschil komt uit één post: de kostprijs van projecten utiliteit. In juni kwamen daar drie facturen voor meerwerk binnen, samen 138.400 euro.
3. Trend. Augustus zelf is een verliesmaand, maar augustus 2025 was dat ook. Het is de bouwvak. De dip in juni is wel nieuw: de brutomarge zakte toen naar 49,5 procent.
4. Liquiditeit. Het banksaldo is ruim een miljoen euro. Geen zorgen op korte termijn, wel een dip in mei door het vakantiegeld.
5. KPI’s. Service en onderhoud maakt met 85 procent marge het grootste deel van de winst. De werkplaats verkoopt 3 procent minder materiaal dan vorig jaar, terwijl de begroting op groei rekende.

Wie dit leest, weet in vijf minuten waar het overleg over moet gaan: het meerwerk in juni, en of dat aan de klant is doorberekend. Dat is wat een managementrapportage hoort te doen.

Zo herken je een goede managementrapportage

Leg die van jullie naast deze vijf vragen.

1. Weet de directie binnen vijf minuten hoe het gaat? Zo niet, dan staat het belangrijkste niet vooraan.
2. Staat elk getal naast een ander getal? Begroting, vorig jaar of vorige maand. Een getal zonder vergelijking zegt niets.
3. Heeft elke grote afwijking een oorzaak? Niet “hoger dan verwacht”, maar wat er gebeurde en hoeveel het kostte.
4. Zien sales, financiën en de directie hetzelfde getal? Zo niet, dan gaat het overleg over welk getal klopt in plaats van over wat je eraan doet.
5. Komt hij op een vaste dag? Een rapportage die soms op werkdag 5 en soms op werkdag 12 komt, wordt geen gewoonte.

Vier keer ja is goed. Drie keer of minder, dan weet je waar je kunt beginnen.

Wat ik vaak zie misgaan

• Alleen cijfers. De slechtste rapportage die ik tegenkwam, had geen enkele vergelijking. Niemand kon zeggen of een getal goed of slecht was, dus niemand stuurde erop.
• Te dik. Twintig pagina’s omdat iedereen er iets in wilde. De directie leest de eerste twee, en de rest wordt een archief.
• Lastig te vinden. De vraag die directeuren mij het vaakst stellen, is: “Hoe zie ik elke ochtend hoe we ervoor staan, met hooguit twee klikken?” Zit de rapportage als bijlage in een mail van drie weken geleden, dan lukt dat niet.

Wat je nu kunt doen

1. Leg je laatste managementrapportage naast de vijf vragen hierboven. Dat kost tien minuten.
2. Streep door wat bij geen van de drie hoofdvragen hoort. Vraag bij twijfel aan de directie of ze het missen als het weg is.
3. Kijk naar een voorbeeld dat wel klopt. Download het Excel-voorbeeld, of klik door de demo in Power BI.